Arhīvs un arhivēšana privātās organizācijās
«Tā kā vienota un detalizēta ārējā reglamentējuma arhīvu jomai privātās organizācijās nav, ir tikai pa dažādiem reglamentējošiem dokumentiem izkliedēti fragmentāri nosacījumi, privātās organizācijās to darba specifikai atbilstīgu arhīva reglamentējumu ieteicams veidot pašām,» situāciju skaidro e-grāmatas «Arhīvs un arhivēšana privātās organizācijās» autore Ieva Kalve, Dr.oec., vairāku lietvedībai un dokumentu noformēšanai veltītu grāmatu autore, sniedzot atbildes, piemēram, uz šādiem jautājumiem:
- Kāpēc lēmums par (pakāpenisku) pāreju uz dokumentu izveidi, apriti un glabāšanu tikai elektroniskā formā ir būtisks un nav realizējams vienā dienā?
- Ko no Arhīvu likuma der zināt arī privātām organizācijām?
- Kā privāta organizācija pati nosaka, kādus dokumentus cik ilgi glabās?
- Kas tieši ietilpst 75 gadus glabājamajos attaisnojuma dokumentos par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu?
- Ko nozīmē tas, ka Darba likumā nav noteikts NEVIENS glabāšanas termiņš? Kādēļ tā? Kā rīkoties?!
- Kādas 2 pamatlietas jāievēro privātām organizācijām attiecībā uz ilgstoši glabājamiem dokumentiem?
- Kādiem jābūt plauktiem, kuros glabājas lietas?
- Kādas ir ugunsdrošības prasības?
- Kad organizējamas darbības ar dokumentiem?
- Kā grupē radītos un saņemtos dokumentus?
- Kā lietu veido papīra dokumentiem? Un kāda ir elektronisko dokumentu lietu sistēma?
- Cik ilgi lietas glabājas tās izveidojušajās struktūrvienībās?
- Kā papīra dokumentus sagatavo glabāšanai?
- Kādus dokumentus izņem no lietas, sistematizējot dokumentus?
- Kā rīkoties, ja dokuments ir saskavots, sakniedēts vai caurauklots?
- Kas jāievēro, dokumentus glabājot arhīva kārbās?
- Kādi ieteikumi var noderēt, ja ir daudz ilgstoši glabājamo lietu?
- Kas jāņem vērā, veidojot uzskaites lietu sarakstus?
- Kas ir būtiski, izskatot dokumentu iznīcināšanas aktu?
Atgādinām, ka privāto organizāciju arhivēšanas norādījumi atšķiras no tiem, kas attiecas uz institūcijām. «Būtība ir vienkārša: valsts ir stingri un precīzi noteikusi, kā rēķināmi nodokļi (ieskaitot sociālās iemaksas u.tml.) un cik ilgi glabājami ar tiem saistītie dokumenti, bet pārējo glabāšana ir pašu privāto organizāciju ziņā, Arhīvu likums tām NAV saistošs.»
«Arhīvs un arhivēšana privātās organizācijās» ir «Dokumentu un biroja pārvaldības rokasgrāmatas» nodaļa.
