Izmaiņas dokumentu noformēšanā
Jaunā "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" (Ministru kabineta 2018.gada 4.septembra noteikumi Nr.558) ir spēkā no 2018. gada 7. septembra.
"Šie jaunie noteikumi būtiski samazina obligāto prasību apjomu – līdz tām, kuras ietekmē dokumenta juridisko spēku. No noteikumiem ir izņemti detalizēti norādījumi par to, kur un kā rekvizīti izvietojami dokumentos, kā arī detalizēts skaidrojums par dokumenta teksta veidošanu, malām, rekvizītu izvietojuma zonām, noformējuma paraugi u.tml.," tā šī brīža situāciju skaidro autore Ieva Kalve.
Autore norāda, ka līdz 2018. gada septembrim daudzi dokumentu noformēšanas tehniskie aspekti bija reglamentēti iepriekšējā kārtībā (DINK 916), taču tagad tie vairs nav spēkā. Jāņem vērā, ka DINK 558 par šīm lietām nav ne vārda, un patlaban vēl nav arī Tieslietu ministrijas solīto vadlīniju (uzdotais termiņš to izstrādei: 2019. gada 1. septembris). Turklāt – vadlīnijām būs IETEIKUMA raksturs, tās nebūs obligātas. Proti, tās skaidros dokumentu noformēšanas detaļas, kuras neietekmē juridisko spēku. Līdz ar to ikviens var rīkoties gan sev ērtākajā veidā (ja vien zina, kāds tas ir).
Vienlaikus autore vērš uzmanību, ka apmēram gadu ilgajā periodā, kamēr vadlīniju vēl nav, šajā rokasgrāmatā ieteikuma rakstura padomi tiks apvienoti saukti par "dokumentēšanas labo praksi" un saīsināti kā DLP. Pēc vadlīniju iznākšanas attiecīgās vietas rokasgrāmatā tiks koriģētas.
Atbilstoši jaunajai DINK 558 aktualizētas šādas rokasgrāmatas nodaļas:
Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata
2.2. Dokumentu grupas. Dokumentu juridiskais spēks
2.3. Dokumentu noformēšanas prasību līmeņi un ideālā dokumenta jēdziens
2.4. Dokumenta principiālās daļas
2.4.1. Teksts un ieteikumi tā noformēšanai
2.4.2. Dienesta atzīmes uz dokumentiem – palīgs un pierādījums
2.4.2.1. Rezolūcija
2.4.2.2. Atzīme par dokumenta kontroli
2.4.2.3. Atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu
2.4.2.4. Atzīme par dokumenta izpildi
2.4.2.5. Atzīme par dokumenta datu ievadīšanu informācijas sistēmā
2.4.2.6. Atzīme par dokumenta saņemšanu vai atzīme par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu
2.4.3. Rekvizīti
2.4.3.1. Visos dokumentos obligātie rekvizīti
2.4.3.2. Organizāciju dokumentu pamatrekvizīti
2.4.3.3. Speciālos gadījumos lietojamie juridiskā spēka rekvizīti
2.4.3.4. Pieklājības rekvizīti
Valsts ģerboņa, emblēmas, firmas zīmes vai preču zīmes attēls
Organizācijas reģistrācijas numurs
Norāde par autora sakaru līdzekļiem
Norāde par dokumenta lietošanas ierobežojumu
Pielikuma norāde un uzraksts, norāde par pievienotajiem dokumentiem
Norāde par dokumenta izstrādātāju un viņa sakaru līdzekli (līdzekļiem)
