Par rītdienas darbības nepārtrauktību jādomā jau šodien

Līdzšinējā ārkārtējā situācija, kuru izraisījusi Covid-19 pandēmija, ir pierādījusi, ka organizācijām jābūt sagatavotām arī ne tik reālistiskiem darbības pārtraukumu scenārijiem, tiem īstenojoties, un jāplāno sava darbības nepārtrauktība arī šādās situācijās, lai joprojām spētu īstenot nozīmīgos jeb kritiskos procesus, sniegtu pakalpojumus, būtiski nepasliktinot to kvalitāti, ņemot vērā minimālo pieejamo resursu apjomu. Ja organizācijas nav pievērsušas pienācīgu uzmanību darbības nepārtrauktībai, tad ārkārtas situācijās tiek pieņemti sasteigi un nepārdomāti lēmumi, lai turpinātu cīņu par eksistenci un izdzīvošanu, tādējādi zaudējot ieinteresēto pušu uzticību un finanšu resursus.

Sāncensība dažādu nozaru tirgū ir intensīva, tādēļ, lai saglabātu organizācijas konkurētspēju, viens no vadības uzdevumiem ir darbības nepārtrauktības nodrošināšana. Daudzi pakalpojumi, ko sniedz publiskā sektora uzņēmumi, ir būtiski ekonomiskās izaugsmes un sabiedrības sociālās labklājības nodrošināšanā, kas liecina, ka arī šajā sektorā ir nepieciešama darbības nepārtrauktība. Organizācijas darbības nepārtrauktības vadība ir nozīmīgs korporatīvās pārvaldības elements.

Darbības nepārtrauktība ir organizācijas spēja plānot un rīkoties incidentu vadības ietvaros un darbības traucējumu gadījumā, kā arī informācijas tehnoloģiju darbības atjaunošanas gadījumā. Tāpat par darbības nepārtrauktību uzskata vadības procesu, kas palīdz vadīt riskus, lai būtu iespējams kvalitatīvi īstenot procesus, veikt darbības, sniegt pakalpojumus un ražot produktus darbības traucējumu gadījumā.

Darbības nepārtrauktības vadības procesu nevajadzētu uztvert tikai kā darbības atjaunošanos pēc nozīmīgiem incidentiem, tikai kā krīzes vadības procesu vai tikai kā risku vadības procesu un infrastruktūras atjaunošanu. Tāpat nevajadzētu uzskatīt, ka darbības nepārtrauktības vadības procesu nodrošina tikai atsevišķu jomu speciālisti. Tieši organizācijas augstākajai vadībai ir jābūt darbības nepārtrauktības procesa iniciatoram un galvenajam virzītājspēkam. Darbības nepārtrauktības pārvaldība aptver visas organizācijas darbības jomas un ir cieši saistīta ar visplašākā spektra vadības disciplīnām, mijiedarbojoties vairākām korporatīvās pārvaldības nozarēm, piemēram, risku vadībai ar krīzes vadību, kā arī citiem organizācijas darbības virzieniem, tai skaitā informācijas tehnoloģiju infrastruktūras atjaunošanu, fizisko drošību, piegādes ķēžu vadību, finanšu resursu pārvaldību, zināšanu pārvaldību, personāla vadību, vides aizsardzību un sabiedrisko attiecību vadību.

Darbības nepārtrauktības ietvaros tiek identificēti potenciālie apdraudējumi un to ietekme uz organizācijas darbību, kas nodrošina, ka tiek uzlabota organizācijas stabilitāte incidentu gadījumā un ka tās darbība tiek orientēta uz efektīviem reaģēšanas pasākumiem, kas nodrošina nozīmīgāko ieinteresēto pušu interešu, organizācijas reputācijas un tēla, kā arī darbību, kuras rada vērtību, aizsardzību.

Darbības nepārtrauktības vadības galvenie mērķi ir, piemēram, šādi:

• saglabāt darbinieku pienākumus, atbildību un drošību;
• rūpēties par klientu un organizācijas aktīvu aizsardzību;
• nodrošināt incidentu finansiālās, regulējošās, reputācijas un stratēģiskās ietekmes samazināšanu;
• saglabāt spēju apmierināt ieinteresēto pušu vajadzības;
• samazināt atkarību no darbiniekiem, kuriem ir unikālas zināšanas vai kuri pārzina procesu īstenošanu labāk nekā pārējie darbinieki;
• nodrošināt iespēju savlaicīgi atjaunot darbības pēc darbības pārtraukumiem;
• saglabāt vai iegūt konkurences priekšrocības, izmantojot ātras un efektīvas reaģēšanas iespējas.

Savukārt par darbības nepārtrauktības vadības sistēmu uzskata daļu no vadības sistēmas, kas nodrošina, īsteno, uzrauga, pārskata, uztur un uzlabo organizācijas darbības nepārtrauktību. Darbības nepārtrauktības sistēmā ietilpst šādas komponentes:

• darbības nepārtrauktības politika;
• organizācijas tiesību akti, kas reglamentē darbības nepārtrauktības vadības procesu;
• darbības nepārtrauktības vadībā iesaistīto darbinieku atbildība un pienākumi;
• nepieciešamie resursi;
• darbības nepārtrauktības vadības:
  • plānošana;
  • ieviešana un uzturēšana;
  • uzraudzības sistēma, tai skaitā ziņošana;
  • pilnveidošanās.

Ieviešot un uzturot darbības nepārtrauktības sistēmu, ir svarīgi:

• izprast organizācijas vajadzības un nepieciešamību noteikt darbības nepārtrauktības politiku un mērķus;
• ieviest un īstenot kontroles pasākumus un pasākumus, lai vadītu organizācijas vispārējo spēju reaģēt incidentu gadījumā;
• uzraudzīt un pārvērtēt darbības nepārtrauktības vadības sistēmas sniegumu un efektivitāti;
• nepārtraukti pilnveidoties, pamatojoties uz objektīviem mērījumiem.

Organizācijās nepieciešams identificēt procesus, to resursus, kurus tā nevarat atļauties zaudēt, piemēram, informācija, krājumi, telpas, darbinieki, kā arī jāplāno, kā tos saglabāt, ja īstenojas incidents.

Par starpgadījumu parasti uzskata darbinieku nedrošu vai nepārliecinātu rīcību, kas varētu izraisīt nelaimes gadījumus, īpašuma bojājumus, procesu pārtraukumus vai vides apdraudējumus, un kas nav negatīvi ietekmējuši organizācijas reputāciju un finanšu līdzekļus. Savukārt par incidentu uzskata notikumu, kas jau ir īstenojies un kas ir radījis materiālus vai nemateriālus zaudējumus, traucējumus organizācijas darbībā vai ir negatīvi ietekmējis reputāciju. Jebkurš incidents neatkarīgi no tā apjoma vai rašanās iemesla var izraisīt nozīmīgus darbības pārtraukumus vai traucējumus. Kavēšanās procesu īstenošanā var samazināt organizācijas konkurētspēju vai arī izraisīt ieinteresēto pušu, tai skaitā klientu, uzticības zaudēšanu.

Ieviešot darbības nepārtrauktību, nepieciešams atbildēt uz šādiem jautājumiem:

• Kādi ir organizācijas nozīmīgākie procesi, to darbības, produkti un pakalpojumi?
• Kādi resursi nepieciešami kritisko procesu un to darbību īstenošanā, kā arī kritisko pakalpojumu sniegšanā un produktu ražošanā?
• Kādi ir šo kritisko procesu vai pakalpojumu riski?
• Kā ir iespējams turpināt īstenot kritiskos procesus un darbības, ja incidents (piemēram, organizācijas telpu nepieejamība, komunālo pakalpojumu, darbinieku zaudēšana u.c.) ir īstenojies?

Organizācijas kritiskie procesi un to darbības nav pārtraucamas, lai sasniegtu izvirzītos mērķus.

Darbības nepārtrauktība parasti tiek integrēta risku vadībā. Pārsvarā darbības risku vadība, tai skaitā darbības nepārtrauktības vadība, tiek uztverta un asociēta kā privātā sektora korporatīvās pārvaldības komponente, bet publiskajā sektorā tam velta mazāk uzmanības un resursu, jo tie tiek novirzīti citu prioritāšu īstenošanai. Lielākoties darbības nepārtrauktības vadība tiek izmantota informācijas tehnoloģiju jomā un tā var kļūt par vienreizēju projektu, nevis ikdienas neatņemamu sastāvdaļu, kas palīdz laikus atjaunot kritisko organizācijas funkciju īstenošanu.

Taču vienlaikus jāatzīmē, ka organizācijas darbības arvien vairāk tiek automatizētas, izmantojot informācijas tehnoloģijas, tai skaitā informācijas sistēmas un programmnodrošinājumu, un līdz ar to arī lielākas investīcijas nepieciešamas tieši informācijas tehnoloģiju darbības nepārtrauktības vadībā un drošībā.

Lai ieviestu un uzturētu darbības nepārtrauktības vadību, nepieciešams organizācijas augstākās vadības atbalsts, kā arī iesaistīšanās, lai veicinātu darbinieku izpratni un nodrošinātu labāku informētību par šīs pieejas izmantošanas ieguvumiem, kā arī stiprinātu organizācijas kapacitāti, tādējādi nepieļaujot darbības pārtraukumus.

Darbības nepārtrauktība COVID-19 apstākļos

Nestandarta situācijas praksē īstenojas ļoti reti, bet regulāri. Darbības nepārtrauktību sāk vadīt ne tikai lielas organizācijas, kurām darbības pārtraukums draud ar vairāku miljonu zaudējumiem, bet arī nelielas organizācijas, tādējādi nepieļaujot nekontrolētu un haotisku darbību veikšanu darbību pārtraukuma laikā. Kopš COVID-19 pandēmijas uzplaiksnījuma organizācijas darbības nepārtrauktības tēma ir kļuvusi par TOP tēmu ikvienā organizācijā.

COVID-19 ir ievērojami mainījis spēles noteikumus – tiek pārtrauktas jau ilglaicīgās sadarbības un piegādes ķēdes, samazinājušies organizāciju darbības apjomi, tostarp produktivitāte, sliktākajā gadījumā organizācijām rodas maksātnespēja un tiek izbeigta to darbība. Jaunie apstākļi ir kļuvuši par būtisku organizāciju brieduma pārbaudi.

Pirmkārt, izaicinājums attiecas uz organizācijās noteiktajām darbības nepārtrauktības stratēģijām un darbības atjaunošanu, respektīvi, uz tiem instrumentiem, kuri izmantojami organizācijas vadībā ārkārtas situācijās. COVID-19 pandēmija kļuvusi par organizāciju personāla un tehnisko resursu pārbaudījumu un to ir nepieciešams izprast.

Šajos apstākļos var īstenoties, piemēram, šādi riski:

• var nebūt pieejams personāls, jo personāls var saslimt;
• var būt pārtraukumi preču vai pakalpojumu piegādē;
• var būt operacionālās un ražošanas darbības pārtraukumi;
• var rasties IT infrastruktūras un informācijas drošības pārkāpumi.

Plašāk par aktuālajiem darbības nepārtrauktības jautājumiem rokasgrāmatā:

 

   

     Riska vadības rokasgrāmata

 

 

 

---