Svētku svinēšana ir mirklis, kas ir svarīgs ikvienā uzņēmumā. Svētki ir tas brīdis, kad apkārtējā vide tiek ievibrēta ar patīkamu prieka dzirksti. Bet kas ir svētki? Vai svētku svinēšanai ir kāda īpaša forma vai noteikta vieta, konkrēts cilvēku skaits vai noteikta svinētāju grupa?
Šoreiz vēlamies fokusēties uz svētku svinēšanu kolēģu lokā. Lai gan korporatīvas balles uzņēmumiem vairs nav sveša lieta un arvien vairāk vadītāju rūpējās par svētku sajūtas uzburšanu darbiniekiem, tomēr mazie un vidējie uzņēmēji ļoti rūpīgi plāno budžetu, tāpēc bieži vien svētku organizēšana netiek iekļauta prioritāšu sarakstā.
Līdzšinējā pieredze liecina, ka lielajiem uzņēmumiem ir skaidra vīzija par vēlamo konceptu, kā arī ir noteikts svētku budžets, tad mazajiem un vidēja līmeņa uzņēmumiem bieži nākas izsvērt iespējas par labu pasākumam vai uzņēmuma attīstībai. Sava veida attīstība ir arī ieguldījums darbiniekos, kuri noteikti novērtēs svētku sajūtas ienākšanu darba vietā.
Bieži vien pasākuma plānošanā un organizēšanā tiek piesaistīti jomas profesionāļi, bet pieredze rāda, ka organizatorisko funkciju veic administrācijas darbinieki. Lai pasākuma rīkošana viņiem nesagādātu galvassāpes, ir nepieciešams izveidot svētku ceļvedi, kuru ir iespējams izmantot gan šajā Ziemassvētku gaidīšanas laikā, gan arī citos svētkos.
Pasākuma rīkošanas ceļvedis
1. Pasākuma pamatlietas
Datums – pasākuma datums ir viens no būtiskākajiem aspektiem, kas nosaka pasākuma apmeklētību. Ja datums ir atbilstošs, tad arī ieguldītie līdzekļi un pūles atmaksāsies dubultā ar apmeklētu pasākumu un priekpilniem kolēģiem.
Cilvēku skaits – cilvēku skaitam ir liela nozīme pasākuma plānošanas procesā, jo tas nosaka vietas izvēli.
Vieta – jāapsver nokļūšanas faktors, ietilpība, pieejamība, aprīkojuma nepieciešamība, laika limits telpu nomai vai pieejama ēdināšana un galu galā arī izmaksas. Kā pasākuma norises vietu var izvēlēties arī uzņēmuma telpas, ja tās atbilst pasākuma konceptam.
Ēdieni/dzērieni – mēdz teikt, ka ēdiens un muzikālais noformējums ir svarīgākais posms visā pasākumā. Jo tie spēj izglābt arī situācijās, kad vieta, vizuālais noformējums vai pasākuma scenārijs neatbilst cerētajam. Izvēloties ēdienu sarakstu, vienmēr ir vērts izvērtēt vairākas iespējas, kuras paredzētas dažādiem ēdāju tipiem atbilstoši to pārliecībai vai veselības īpatnībām. Vienmēr padomājiet par sagaidīšanas dzērieniem un uzkodām.
Muzikālais noformējums – šajā sadaļā ir visdažādākās iespējas, taču mazā vai vidēja uzņēmumā lielisku muzikālo fonu spēj nodrošināt arī dīdžejs vai pašu izvēlētais muzikālais saraksts (angļu val. play list). Ja tomēr izvēlaties par labu dzīvajam muzikālajam pavadījumam, aktuāli ir ģitāras virtuozi, kuri sniedz kvalitatīvu muzikālo baudījumu un spēj iekļauties arī mazā kvadratūrā.
Scenārijs – šis ir viens no svarīgākajiem posmiem, kas palīdz pasākumam uzturēt konkrētu ritmu un veidot konceptu. Scenārijā iekļauj gan tehniskos jautājumus, gan arī aktivitāšu plānu. Piemēram:
- tehniskie jautājumi – piegādes laiki, transporta pakalpojumi, plānošanas process. Atribūtikas sagatavošana, laika plāns ēdienu servēšanai un pasniegšanai, telpu nodrošināšana māksliniekiem un citas mazas nianses, kuras paliek slēptas viesu acīm;
- aktivitāšu plāns – sākot no viesu ierašanās, sēšanās pie galda, uzrunas, ja tādas tiek plānotas, kā arī aktivitātēm, līdz pasākuma izskaņai. Ir ļoti svarīgi padomāt par aktivitāšu plānu. Tās var būt gan orientētas uz komandas saliedēšanu, gan arī individuālas, kur neformālā gaisotnē katram ir iespēja pagatavot kaut ko sev tīkamu. Piemēram, radošās darbnīcas ir viena no aktivitātēm, ka patiks dažādu paaudžu darbiniekiem. Un pilnīgi noteikti var tikt izmantota kā papildu aktivitāte neatkarīgi no pasākuma scenārija.
2. Papildu izvēles iespējas atbilstoši budžetam:
Vizuālais noformējums – vizuālais noformējums nav tikai visas telpas dekorēšana. Bieži vien tās ir tikai dizainiskas detaļas, kuras lieliski spēj uzburt svētku noskaņojumu – kaut vai tikai eglīte Ziemassvētku periodā vai alus un siera stends Jāņos.
Pasākuma vadītājs – pasākuma vadītājs ir papildu bonuss, ja darbinieku skaits ir diezgan liels un aktivitāšu skaits ir daudzveidīgs vai aktivitātes tiek organizētas paralēli. Taču bieži šo funkciju uzņemas kāds no administrācijas pārstāvjiem.
Foto iespējas – mūsdienās ir ārkārtīgi daudz iespēju, kā iemūžināt pasākumu un skaistos dzīves mirkļus. Šeit ir iespēja izpausties, sākot no foto stūra vietas iekārtošanas un fotogrāfa, kurš ķer skaistos mirkļus visa pasākuma laikā. Vai arī izvēlēties, kā papildus aktivitāti poloroīda foto vai šī brīža aktualitāti – foto kastes, kuras ir kā paliekoša dāvana arī pasākuma viesiem.
Svētki ir jāsvin. Mēdz teikt, ka katra diena ir kā svētki, tādēļ mēģinām uzņēmumos ieviest svētkus ne tikai kādos īpašos svinamos datumos, bet mazu svētku sajūtu veidojam ik dienu.
