Projektu vadīšanas rokasgrāmata

Projektu vadības lietotnes (lietojumprogrammas, informācijas sistēmas, rīki) nodrošina ikdienas atbalstu dažādu projektu vadības funkciju nodrošināšanai - darbu plānošanu, darbu autorizāciju, izpildes kontroli utt., kas ir neatņems projektu vadītāja palīgs. 

"Projektu vadītājam, domājot par projektu īstenošanu un projektu vadības procesu nodrošināšanu, ir jāplāno arī projektu vadības procesu atbalsta lietotnes un informācijas sistēmas. Projektu vadības lietotnes nodrošina atbalstu darbu plānošanai, darbu autorizācijai, izpildes kontrolei, risku un konfigurācijas vadībai, informācijas vākšanai un izplatīšanai utt. Lietotnes palīdz arī automātiski savākt informāciju projekta galveno izpildes mērījumu ziņošanai un pārskatiem," tēmas aktualitāti skaidro Solvita Bērziša, Dr.sc.ing., docente Rīgas Tehniskajā universitātē un projektu vadītāja, sniedzot atbildes uz šādiem jautājumiem:

• Kādi ir projektu vadības lietotņu veidi?
• Kuras ir šobrīd bieži lietotas projektu vadības lietotnes un informācijas sistēmas?
• Kādi faktori ietekmē projektu vadības lietotnes vai lietotņu kopas izvēli konkrētajā uzņēmumā un projektā?
• Kādas ir lietotņu pielāgošanas iespējas?

Plašāka informācija par projektu vadības lietotnēm rokasgrāmatā.

     Projektu vadīšanas rokasgrāmata

Ilgtspēja ir viena no nozīmīgākajām mūsu laika problēmām. Uzņēmumi integrē ilgtspējības idejas savā mārketingā, korporatīvajā komunikācijā, gada pārskatos un darbībās. Kā ilgtspējība tiek īstenota praksē? Kādi ir projekta ilgtspējas veidi? Kādi ir ilgtspējīgas attīstības principi, ko svarīgi izmantot projektu vadības procesā? Atbildes uz šiem un citiem jautājumiem sniedz Ingūna Lazdiņa-Ķuze, projektu vadības speciāliste valsts pārvaldē, tostarp norādot, ka, piemēram, viens no TOP trendiem ir paātrināta pāreja no “Waterfall” uz "Agile Project Management" lielās organizācijās, jo tās saprot, ka vienīgais veids, kā gūt labumu arvien dinamiskākā un sarežģītākā vidē, ir mācīties un ātri pielāgoties.

Savukārt Solvita Bērziša, Dr.sc.ing., docente Rīgas Tehniskajā universitātē un projektu vadītāja, skaidro, ko būtiski ņemt vērā projektu komunikācijas vadības procesos. Arī šis ir aktuāls jautājums, jo jāatzīmē, ka projekta veiksme bieži vien ir atkarīga no tā, cik sekmīga komunikācija jeb saziņa ir projekta komandā un ar projekta ieinteresētajām pusēm. Tāpēc ir svarīgi uzlabot projektā ieinteresēto pušu izpratni un savstarpējo sadarbību un nodrošināt savlaicīgu, precīzu un objektīvu informācijas izplatīšanu. 

Plašāk par aktuālajām tēmām skatīt rokasgrāmatā.

     Projektu vadīšanas rokasgrāmata

2.4. Projekta vide (Project environment)

• 2.4.1. pielikums. Projekta kvalitāte caur projekta ilgtspēju

  • Kā ilgtspējība tiek īstenota praksē?

  • Projekta ilgtspējas veidi

  • Projekta ilgtspējas mijiedarbība ar projekta kvalitāti

  • Ilgtspējas tendences un iespējamie scenāriji

3.10. Komunikācija (Communication)

• 3.10.1. Projekta komunikācijas vadības procesi 

"Sarunboti kļūst arvien pieejamāki uzņēmumiem, un pētījumi paredz, ka līdz 2021. gadam mākoņdatošanas un mobilo lietotņu paradigmu aizstās sarunvalodas mākslīgais intelekts. Jau tagad visur pasaulē un arī Latvijā ir iespējams redzēt augošo tendenci izmantot sarunbotus klientu apkalpošanas jomā, piemēram, Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrā. Sarunbotu iespējamie lietošanas scenāriji ir vairāki, un viens no tiem ir izmantošana darbinieku atbalstam, kur viens no apakšscenārijiem ir projekta vadības atbalsts. Sarunboti, kas paredzēti projektu vadības atbalstam, līdzīgi kā klientu apkalpošanas sarunboti, var sniegt līdzvērtīgu atdevi uzņēmuma ieguldījumiem. Cilvēki ikdienas komunikācijā ar uzņēmumiem arvien vairāk izmanto sarunbotus un, līdzīgi kā ir noticis ar sociālajiem tīkliem un mobilajām lietotnēm, arī uzņēmumu darbinieki savos darba rīkos sagaidīs līdzīgas tendences," tā aktuālās tēmas skaidrojumu piesaka autores projektu vadītājas Dace Cīrule un Solvita Bērziša.

Aplūkojot sarunbotu izmantošanas iespējas, autores sniedz atbildes uz šādiem jautājumiem:

• Kāda ir mākslīgā intelekta attīstība projektu vadībā?
• Vai mākslīgā intelekta sarunboti spēs aizstāt projektu vadītājus?
• Vai mākslīgā intelekta sarunboti var būt labāki par projektu vadītājiem?
• Kāda ir dažādu projektu vadības sarunbotu funkcionalitāte?
• Kādi ir mākslīgā intelekta sarunbotu praktiski risināmie uzdevumi?
• Kāds ir izstrādātā sarunbota tehniskais risinājums?
• Kā šobrīd izprast izstrādātos scenārijus?

     Projektu vadīšanas rokasgrāmata

3.1. Integrēšana (pamata procesi) (Integration) 

3.1.9. pielikums. Sarunbotu izmantošana projektu vadībā

"Kvalitātes vadība iekļauj aktivitātes, kas nepieciešamas, lai plānotu, nodrošinātu un kontrolētu projekta un tā nodevumu kvalitāti," tēmas nozīmīgumu piesaka autore Solvita Bērziša, Dr.sc.ing., projektu vadītāja.

Lai izprastu projekta kvalitātes vadības procesus, tiek skaidrota:

• kvalitātes plānošana;
• kvalitātes nodrošināšana;
• kvalitātes kontrole.

Tāpat arī uzzināsiet par:

• kvalitātes izmaksu klasifikāciju;
• populārajām praksēm, kas tiek izmantotas kvalitātes nodrošināšanā;
• kvalitātes vadības procesa īstenošanas galvenajiem pamatdatiem un to lietojumu;
• dažiem piemēriem, kā citi procesi ietekmē projekta kvalitātes vadību un pretēji;
• ISO 21500 un PMBOK skatījumu uz kvalitātes vadības aktivitātēm.

     Projektu vadīšanas rokasgrāmata

3.8.1. Projekta kvalitātes vadības procesi

• 3.8.1.1. Galvenie rezultāti

• 3.8.1.2. Saistītie procesi

• 3.8.1.3. Standartu skatījums uz kvalitātes vadību

"Stabila un ilgtspējīga valsts (sabiedrības) attīstība ir mērķis, kas formulēts vairākos pēdējā laikā izstrādātajos valsts vidēja un ilgtermiņa plānošanas dokumentos. Valsts pārvaldes pamatnostādnēs 2014.–2020. gadam konstatēta risinājuma un instrumenta neesamība, kas ļautu veiksmīgi īstenot valsts pārvaldes reformas un nodrošināt attīstības plānošanas sistēmas sasaisti ar plānošanas sistēmas īstenošanu praksē.

Apkopojot informāciju par 2015. un 2016. gadā veiktajām revīzijām valsts pārvaldē, Valsts kontrole norāda, lai arī katrā revīzijā konstatēti specifiski trūkumi, kurus ir pa spēkam novērst katrai atsevišķai revidējamai vienībai, tomēr projektu vadības, uzraudzības un specifisku projektu vadības kompetenču trūkums ir identificējams gandrīz katrā projektā. Tie nereti ir galvenie iemesli, kāpēc valsts pārvaldē stratēģisko uzdevumu izpilde un īstenošana ievelkas, izmaksā vairāk, nekā plānots, bet pēc ieviešanas nereti nesasniedz izvirzītos mērķus," situācijas problemātiku raksturo projektu vadības speciāliste valsts pārvaldē  Ingūna Lazdiņa-Ķuze.

Lai pamatotu, kāpēc Latvijā valsts pārvaldē ir nepieciešams izmantot projektu un programmu portfeļa vadību, autore vērš uzmanību šādiem aspektiem:

• salīdzinājums starp projektu, programmu un portfeli;
• starptautiskā pieredze projektu, programmu portfeļa vadībā valsts pārvaldē;
• situācija Latvijā;
• Valsts pārvaldes reformu plāna 2020 īstenošana ar projektu, programmu portfeļa principiem;
• Valsts pārvaldes reformu plāna 2020 projektu programmu portfeli;
• projektu portfeļu vadības princips;
• Valsts pārvaldes reformu plāna 2020 salīdzinājuma analīzi ar programmu portfeli.

     Projektu vadīšanas rokasgrāmata

6. Projektu vadība valsts pārvaldes iestādēs

6.4. pielikums. Projektu un programmu portfeļa vadības iespējas valsts pārvaldē

• Starptautiskā pieredze projektu, programmu portfeļa vadībā valsts pārvaldē
• Situācija Latvijā
• Valsts pārvaldes reformu plāna 2020 īstenošana ar projektu, programmu portfeļa principiem

Izmaksu vadība iekļauj aktivitātes, kas nepieciešamas, lai izstrādātu projekta budžetu un pēc tam kontrolētu izmaksas^[1]. Izmaksas ir viens aspektiem projektu spriedzes trijstūrī. Projekta izmaksu plānošanu var uztvert kā pamata plānošanas aktivitāšu noslēdzošo posmu, jo izmaksu plānošana balstās uz tvēruma, resursu un laika plānošanā sagatavoto informāciju.

Izmaksu vadības procesi (sk. attēlu)^[1][2]:

• Novērtē aktivitāšu izmaksas. Atbilstoši aktivitāšu resursiem izvirzītajām prasībām aprēķina resursu izmaksas, kas vajadzīgas projekta aktivitāšu izpildei. Izmaksu novērtējumu ir iespējams izteikt mērvienībās, piemēram, cilvēkstundās, iekārtu izmantošanas stundās vai naudas izteiksmē. Rezultātā tiek iegūts katras aktivitātes izmaksu novērtējums.
• Nosaka projekta budžetu. Projekta izmaksu novērtēšana un budžeta izstrāde ir cieši saistītas. Izmaksu novērtēšana nosaka projekta kopējās izmaksas, savukārt budžeta izstrāde norāda, kur un kad izmaksas tiks tērētas. Izmantojot aktivitāšu izmaksas un projekta laika grafiku, tiek aprēķināts projekta kopējais budžets, laikā noteiktā projekta izmaksu bāzlīnija un projekta finansējuma vajadzības. Rēķinot projekta budžetu un izmaksu bāzlīniju, tiek ietvertas arī rezerves neparedzētiem gadījumiem un vadības rezerves, ko izmantot vadības kontroles nolūkiem vai arī identificēto risku ietekmes segšanai.
• Izmaksas kontrolē, novērtējot novirzes starp plānoto un faktisko izmaksu izlietojumu un veicot nepieciešamās korektīvās darbības. Kā viena no metodēm projekta izmaksu kontrolei ir iegūtās vērtības vadība, ar kuras palīdzības var novērtēt ne tikai esošo situāciju, bet arī prognozētās darbu pabeigšanas izmaksas, veikt tendenču un noviržu analīzi. Lai novērtētu izmaksu izlietojumu, jāuzkrāj laika grafika dati, piemēram, plānoto aktivitāšu darbu izpilde.

     Projektu vadīšanas rokasgrāmata

3.6. Izmaksas (Costs)

• 3.6.1. Projekta izmaksu vadības procesi

  • 3.6.1.1. Galvenie rezultāti

  • 3.6.1.2. Saistītie procesi

  • 3.6.1.3. Standartu skatījums uz izmaksu vadību 

«Gadiem ilgi Latvijas valsts pārvalde īsteno un diezgan bieži drīzāk «cīnās» ar projektiem, ilgstoši apņemoties ieviest tajos kārtību. Diemžēl līdz šim panākumi šajā jomā ir pavisam nelieli,» situāciju raksturo autors Sergejs Ņesterovs, IPMA B sertificēts vecākais projektu vadītājs.

«Šobrīd beidzot ir pieejama palīdzīga roka Eiropas Komisijas (EK) veidolā, kura ir izstrādājusi un sākusi aktīvi lietot vienotu projektu vadības metodoloģiju «PM²». Būtiski ir, ka EK šo metodoloģiju ir padarījusi publiski pieejamu, nosaucot to par PM² atvērto versiju OpenPM² (https://ec.europa.eu/isa2/solutions/open-pm2), un pati metodoloģija ir lejuplādējama šeit https://publications.europa.eu/en/publication-detail/-/publication/0e3b4e84-b6cc-11e6-9e3c-01aa75ed71a1.»

Sniedzot metodoloģijas izklāstu un akcentējot dažas neprecizitātes, autors Sergejs Ņesterovs skaidro ieguvumus projektu vadībā. Jāatzīmē, ka šo metodoloģiju būtiski pārzināt visiem, kas projektu jomā sadarbojas Eiropas līmenī, jo Eiropas Savienībā jau šobrīd to uzskata par vienotās projektu vadības pamatu.

Tāpat autors vērš uzmanību, ka OPM lietošana privātajā biznesā vai nozarēs specifisku projektu īstenošanai ir iespējama, tomēr ir nepieciešama papildu analīze metodoloģijas efektivitātei.

     Projektu vadīšanas rokasgrāmata

5.3. Atvērtās projektu pārvaldības metodikas OpenPM² apskats

• 5.3.1. OPM struktūra un saturs
• 5.3.2. OPM par projektu vadības konceptiem
  • 5.3.2.1. Projekts
  • 5.3.2.2. Projekta rezultāti
• 5.3.3. OPM lietošanas priekšnoteikumi
• 5.3.4. «The House of PM²»
  • 5.3.4.1. Organizācija
  • 5.3.4.2. Dzīves cikls
  • 5.3.4.3. Procesi
  • 5.3.4.4. Artefakti
    • Galvenie projekta vadības nodevumi
    • Projekta sapulces un to dokumenti
    • Projekta plāni
• 5.3.5. Kopsavilkums

Projektu vadītāja loma un nozīme Latvijā atsevišķās nozarēs ir vēl neatklāta un nenovērtēta. Tirgū trūkst informācijas par projektu vadītāja patieso devumu un ieguldījumu veiksmīga projekta nodrošināšanā. Šobrīd jēdziens «projektu vadītājs» ne vienmēr iet kopā ar tā patiesajiem pienākumiem, kvalitāti un rezultātu. Projektu vadītājam ir jāpiemīt akadēmiskām zināšanām, praktiskai pieredzei (vēlams gan pasūtītāja, gan piegādātāja pusē), darbam atbilstošiem personības psihoemocionālajiem resursiem un patiesai interesei par projektu vadību. Šis «kokteilis» ļauj kvalitatīvi prognozēt, kontrolēt un virzīt projektu pretim mērķu sasniegšanai.

Mērķis ir noskaidrot:

• ko Latvijā nozīmē projektu vadītāja «amats» un «profesija»;
• vai projektu vadītāja amatā ir/nav nepieciešama izglītība;
• kā projektu vadītāja profesija ietekmē amata pienākumu pildīšanu un
• cik svarīgi ir veicināt projektu vadītāja profesionālo orientāciju un izaugsmi.

Lai veidotu izpratni, sākumā aplūkosim minētā «amata» un «profesijas» atšķirīgās un kopīgās iezīmes. Kādam ir jābūt zināšanu, prasmju, rīku un metožu kopumam, lai projektu vadītājs gan pēc amata, gan pēc profesijas varētu efektīvi nodrošināt projektu vadību?

Piemēram, skatot «projekta vadītājs» – amats, jāņem vērā, ka Darba likuma 40.pants nosaka, ka darba līgumā norāda darbinieka arodu, amatu, specialitāti atbilstoši Profesiju klasifikatoram un vispārīgu nolīgtā darba raksturojumu. Savukārt amata aprakstus izstrādā darba devējs konkrētam amatam, par pamatu ņemot Profesiju klasifikatorā ietvertās kvalifikācijas pamatprasības (nepieciešamo izglītību) un profesionālās darbības pamatuzdevumus, kā arī normatīvos aktus, kas reglamentē konkrētās jomas profesijas.

Salīdzinot informāciju par darba vietu skaitu un profesijā nodarbinātajiem (pēc VID datiem), darba devēju aptaujas rezultātus par pieprasītākajām profesijām un Profesiju klasifikatorā pieejamo profesiju reģistru, ir redzams, ka pastāv atšķirības un ka darba devēji bieži pielāgo profesijas nosaukumu darba vietai, nevis profesijā veicamajām funkcijām.

• Kas ir projekta resursu vadība, un kāpēc tā ir svarīga?
• Kādas ir projekta cilvēkresursu un materiālo resursu vadības pamata aktivitātes?
• Kuras ir šobrīd populārās prakses, kas tiek izmantotas gan cilvēkresursu, gan materiālo resursu optimizēšanā?
• Kādi ir galvenie resursu vadības rezultāti?
• Kā resursu vadības aktivitātes un rezultāti ietekmē citus projektu vadības procesus un pretēji?
• Kāds ir ISO un PMBOK skatījums uz resursu vadību?

Resursu vadība iekļauj aktivitātes, kas nepieciešamas, lai identificētu un iegūtu atbilstošus projekta resursus. Šie resursi ietver gan cilvēkresursus (lieto arī jēdzienu – personāls), gan materiālos resursus (telpas, aprīkojumu, materiālus, infrastruktūru, rīkus u.c. līdzekļus)^[1]. Resursu vadības mērķis ir nodrošināt, lai vajadzīgie resursi būtu pieejami projekta vadītājam un projekta komandai pareizajā laikā un vietā^[2]. Projekta resursu plānošanas procesi izmanto jau tvēruma plānošanu sagatavoto informāciju, lai iegūtu projekta resursu plānus, ko tālāk izmanto resursu iegūšanai, vadībai un kontrolei. Resursu vadība procesu grupa ietver arī cilvēkresursu vadības procesus, tādus kā projekta komandas izveide, attīstība un vadība.

Resursu vadības procesi:

• Novērtēt resursu vajadzības iepriekš definētajām aktivitātēm. Katrai projekta aktivitātei nosaka nepieciešamos resursus – gan cilvēkresursus, gan materiālos resursus. Novērtē nepieciešamo vienību skaitu, izcelsmi, lomas, prasmes, atbildību, kā arī izmantošanas sākumu un beigas.  Rezultātā tiek iegūts resursu plāns, resursiem izvirzītās prasības, lomu apraksti un projekta resursu organizatoriskā struktūra.
• Iegūt nepieciešamos resursus. Atbilstoši resursu vajadzībām, lomu aprakstiem un resursu vajadzību kalendāriem sameklē vispiemērotākos cilvēkresursus un materiālos resursus.  Resursi tiek izvēlēti, ņemot vērā kādus no šiem parametriem: resursa pieejamība projektam nepieciešamajā laika periodā; resursa izmaksu atbilstība projekta budžetam, spējas nodrošināt komandai nepieciešamās kompetences, pieredze, zināšanas, prasmes, attieksme un citi faktori.
• Izveidot, attīstīt un kontrolēt komandu. Projekta komanda sastāv no cilvēkiem, kam piešķirta noteikta lomas un atbildības, un strādā kolektīvi, lai sasniegtu projekta mērķus. Projekta vadītāja uzdevums ir izveidot, motivēt un pilnvarot projekta komandu, nodrošināt apmācības, atgriezeniskās saites, apbalvojumus, jārisina konfliktus u.t. Tāpat jāveic komandas un personālā snieguma novērtēšana un pēc tam veicot nepieciešamās korektīvās darbības.

Kontrolēt materiālo resursu plānoto un faktisko pieejamību un izmantošanu un veikt nepieciešamās korektīvās darbības.