Kad un kur drīkst izmantot elektronisko parakstu, izplatītākie mīti

Kopumā raugoties, elektroniski parakstīts dokuments (e-dokuments) ir ar papīra dokumentam līdzvērtīgu juridisko spēku, un tā lietojums ir universāls: darbību un darījumu veikšanai kā iedzīvotājiem, tā uzņēmējiem un valsts un pašvaldību iestādēm. Tas izmantojams arī pierādījuma iesniegšanai kompetentām iestādēm.

Bet ja nu viņi neņems pretī elektroniski parakstītu dokumentu? Tās ir bieži sastopamas bažas, kurām nav pamata:

• tehniskais aspekts: nekāda īpaša un resursus prasoša sagatavošanās, kaut kā speciāla pirkšana nav nepieciešama: ja saņēmējorganizācijā ir dators ar interneta pieslēgumu (tas nepieciešams elektroniski parakstīta dokumenta saņemšanai un pārbaudei), tad tai nav iemesla atteikties pieņemt šādu dokumentu;
• ekonomiskais skatu punkts: jau iepriekš noskaidrojām, ka elektroniskā forma organizācijām dod būtisku resursu ietaupījumu, tālab daudzas organizācijas jau ir pārgājušas uz elektronisko formu un labprāt to akceptē, jo sevišķi – privātās organizācijas. Pat ja organizācija pati neparaksta dokumentus e-formātā, to saņemšana un paraksta pārbaude ir bez maksas un tam nav nepieciešama speciāla programmatūra, vien interneta pieslēgums;
• bet kā ar valsts un pašvaldību organizācijām? Nereti bažījamies, ka tās vēl nebūs pārgājušas uz elektroniski parakstīto dokumentu pieņemšanu. Kā īsti ir?
  • Ir vērts atcerēties Elektronisko dokumentu likumā jau kopš 2003.gada (!) rakstīto, ka VISĀM valsts un pašvaldību iestādēm, kā arī tiesu sistēmas iestādēm un sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem (piemēram, pasta, elektro un siltumenerģijas, atkritumu apsaimniekošanas, dabas gāzes, dzelzceļa u.c. uzņēmumiem) ir PIENĀKUMS pieņemt ar drošu e-parakstu parakstītus dokumentus,
  • to, vai atbildi sniegt papīra vai elektroniskā formā, šīs organizācijas var izvēlēties pašas, taču elektroniski parakstītu dokumentu nepieņemšana jau būs likuma pārkāpums,
  • ir arī noteikts, ka vienas darba dienas laikā pēc šāda dokumenta saņemšanas iestādei ir jānosūta iesniedzējam saņemšanas apstiprinājums – tātad pazust šāds dokuments nevar,
  • papildus: elektroniski parakstīto dokumentu priekšrocība ir arī fakts, ka jūs nekad neaizdodat projām vienīgo eksemplāru – tas allaž ir pie jums, un dokumentu var nosūtīt vairākiem adresātiem vai vairākas reizes bez problēmām – tie visi būs oriģināli.

Svarīga ir vien klasiskā prasība: arī e-dokumentam ir jābūt ar nodrošinātu juridisku spēku:

• tas jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu (vai elektronisko parakstu, ja puses par e-dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā);
• tam jāsatur laika zīmogs (Latvijā e-parakstītajos dokumentos tas ir vienmēr, tā radot papildu ieguvumu – nevar rasties šaubas par datumiem/termiņiem);
• tam ir jābūt noformētam atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām dokumentu noformēšanas prasībām.

Autores Ievas Kalves aktualizēto sadaļu par elektroniskajiem parakstiem un dokumentiem, iekļaujot arī informāciju par e-dokumentu parakstīšanu mobilajā lietotnē, jauno elektronisko dokumentu formātu ASiC-E, pakotņu veidošanu un par to, kā veicama personalizēta vai nepersonalizēta parakstīšana gadījumos, kad dokumentā vajag vairāk nekā vienu parakstu, skatīt rokasgrāmatā.

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata