Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

«Daļai cilvēku vārds «atvasinājums» izraisa šausmas, jo saistās vai nu ar kaut kad iepriekš pārciestām matemātiskas dabas problēmām, vai kafijas «otro atvasinājumu», kas parasti nav īpaši labs, taču ir arī patiesi lielisks jēdziens dokumentu pārvaldībā – «dokumenta oriģināla atvasinājums», kas precīzi izsaka šādu dokumentu būtību.

Ja līdz 2010. gadam visa informācija par dokumentu atvasinājumiem bija vienuviet – tā laika dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumos – tad tagad ir nepieciešams izmantot divus avotus,» tēmas aktualitāti akcentē rokasgrāmatas autore Ieva Kalve, Dr.oec., Rīgas Stradiņa universitātes docente.

Tāpat arī autore Ieva Kalve sniedz praktiskus padomus par šādiem jaunumiem:

• Personu apliecinošos dokumentus nedrīkst kopēt. «Ticējums» vai patiesība?
• Dokumentu atvasinājumu pakete! Kā to noformēt?

Jāatzīmē, ka izmaiņas ir saistītas ar grozījumiem Dokumentu juridiskā spēka likumā, kas stājas spēkā jau ar 2017. gada 1. janvāri. Ko un kā darīt ar jauno gadu dokumentu atvasinājumu pareizības apliecinājumu jomā? Plašāk lasiet rokasgrāmatas 2.4. nodaļas «Dokumenta principiālās daļas» 2.4.3. apakšnodaļas «Rekvizīti» tēmā «Speciālos gadījumos lietojamie juridiskā spēka rekvizīti»!

Arī amatu aprakstu izstrādē ir izmaiņas, kas rokasgrāmatā iekļautas atbilstoši jaunākajiem grozījumiem!

• Kādi normatīvie akti saistīti ar amatu aprakstu izstrādi?
• Kā izmantot profesiju standartu?
• Kāda ir amatu kataloga nozīme?
• Kāds ir amata apraksta saturiskais ietvars?
• Kā praktiski veikt amata apraksta izstrādāšanu?
• Un kā veidot amata aprakstu atbilstoši jaunajiem noteikumiem?

Paraugu, kā veidot jauno amatu aprakstu, un atbildes uz pārējām izmaiņām, kas saistītas ar to, sniedz dokumentu un pārvaldības eksperte Ilga Robežniece.

Izmantojiet 10.1. «Amatu aprakstu izstrāde»:

• 10.1.1. «Normatīvo aktu raksturojums»;
• 10.1.2. «Profesiju standarts un tā izmantošana»;
• 10.1.3. «Amatu klasifikācija»;
• 10.1.4. «Amata apraksta saturiskais ietvars»;
• 10.1.5. «Amata apraksta izstrādāšana»;
• 10.1. pielikums – «Amatu izstrāde (paraugs)».

«Tagad, kad burtiski ikviens darbā izmanto datoru un pats sagatavo dokumentus, interpunkcijas zināšanas atkal ir nepieciešamas. Un – reizēm arī mazliet atšķirīgas vai dziļākas par tām, ko latviešu valodas skolotāji māca; vēl klāt nāk jautājumi, par kuriem aizdomāties liek datoru izmantošanas specifika un piedāvātās iespējas,» tēmas nozīmīgumu pauž rokasgrāmatas autore Ieva Kalve, Dr.oec., Rīgas Stradiņa universitātes docente.

To, vai likt komatu, vai izvēlēties slīpsvītru, vai kādas ir jaunākās aktualitātes par dažādiem specifiskiem gadījumiem palīdzēs izzināt jaunākie papildinājumi – 2.1.4.1. «Datorinterpunkcija: mazo svītriņu un punktiņu lielais spēks».

Materiāls noderēs ikvienam, kas strādā ar datoru, jo «īpaša uzmanība pievērsta nevis parastajam pieturzīmju lietojumam, kas tiek mācīts skolā un ir vērsts uz teikumu veidošanu un pieturzīmju lietošanu vienkāršā tekstā, bet gan tieši ar dokumentu noformēšanu saistītajiem aspektiem, protams, visu laiku prātā paturot domu, ka interpunkcijas uzdevums ir palīdzēt lasītājam iespējami pilnīgāk uztvert uzrakstītā saturu, norādot gan uz gramatisko dalījumu, gan nozīmes niansēm.»

Materiāla mērķis ir pievērst uzmanību valodas jautājumiem, apzinoties interpunkcijas lielo nozīmi un veidojot pozitīvu attieksmi pret tās lietošanu.

Autore Ieva Kalve apraksta un, minot dažādus piemērus, akcentē būtiskākos lietošanas vai nelietošanas gadījumus par šādām latviešu valodas pieturzīmēm:

• punkts;
• jautājuma zīme;
• izsaukuma zīme;
• komats;
• daudzpunkte;
• divpunkte;
• slīpsvītra;
• pēdiņas;
• vienpēdiņas;
• apostrofs;
• kols;
• semikols;
• iekavas;
• kvadrātiekavas;
• pusiekava;
• defise;
• domuzīme.

«Tā kā vienota un detalizēta ārējā reglamentējuma arhīvu jomai privātās organizācijās nav, ir tikai pa dažādiem reglamentējošiem dokumentiem izkliedēti fragmentāri nosacījumi, privātās organizācijās to darba specifikai atbilstīgu arhīva reglamentējumu ieteicams veidot pašām,» situāciju skaidro autore Ieva Kalve, Dr.oec., vairāku lietvedībai un dokumentu noformēšanai veltītu grāmatu autore, turpinot jauno rokasgrāmatas tēmu «Arhīvs un arhivēšana privātās organizācijās».

• Kādas 2 pamatlietas jāievēro privātām organizācijām attiecībā uz ilgstoši glabājamiem dokumentiem?
• Kādiem jābūt plauktiem, kuros glabājas lietas?
• Kādas ir ugunsdrošības prasības?
• Kad organizējamas darbības ar dokumentiem?
• Kā grupē radītos un saņemtos dokumentus?
• Kā lietu veido papīra dokumentiem? Un kāda ir elektronisko dokumentu lietu sistēma?
• Cik ilgi lietas glabājas tās izveidojušajās struktūrvienībās?
• Kā papīra dokumentus sagatavo glabāšanai?
• Kādus dokumentus izņem no lietas, sistematizējot dokumentus?
• Kā rīkoties, ja dokuments ir saskavots, sakniedēts vai caurauklots?
• Kas jāievēro, dokumentus glabājot arhīva kārbās?
• Kādi ieteikumi var noderēt, ja ir daudz ilgstoši glabājamo lietu?
• Kas jāņem vērā, veidojot uzskaites lietu sarakstus?
• Kas ir būtiski, izskatot dokumentu iznīcināšanas aktu?

Šī ir tikai neliela daļa no jautājumiem, uz kuriem iespējams gūt atbildes tiem, kuriem nav iepriekšējas pieredzes. Plašāk par autores Ievas Kalves padomiem iespējams uzzināt šādās jaunās rokasgrāmatas nodaļās:

• 5.8.3. «Iekšējais reglamentējums»;
• 5.8.4. «Arhīva iekārtošana un aprīkojums»;
• 5.8.5. «Praktiskā dokumentu arhivēšana un citi arhīva procesi»:
  • 5.8.5.1. «Lietu veidošana»;
  • 5.8.5.2. «Lietu sakārtošana glabāšanai»;
  • 5.8.5.3. «Arhīviskais apraksts un lietu uzskaites saraksts»;
  • 5.5.5.4. «Dokumentu iznīcināšanas kārtība»;
  • 5.8.5.5. «Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude»;
  • 5.5.5.6. «Arhīvā esošo dokumentu izmantošana».

Atgādinām, ka privāto organizāciju arhivēšanas norādījumi atšķiras no tiem, kas attiecas uz institūcijām. «Būtība ir vienkārša: valsts ir stingri un precīzi noteikusi, kā rēķināmi nodokļi (ieskaitot sociālās iemaksas u.tml.) un cik ilgi glabājami ar tiem saistītie dokumenti, bet pārējo glabāšana ir pašu privāto organizāciju ziņā, Arhīvu likums tām NAV saistošs.»

Privāto organizāciju arhivēšanas norādījumi atšķiras no tiem, kas attiecas uz institūcijām. «Būtība ir vienkārša: valsts ir stingri un precīzi noteikusi, kā rēķināmi nodokļi (ieskaitot sociālās iemaksas u.tml.) un cik ilgi glabājami ar tiem saistītie dokumenti, bet pārējo glabāšana ir pašu privāto organizāciju ziņā, Arhīvu likums tām NAV saistošs,» paskaidro autore Ieva Kalve, Dr.oec., Rīgas Stradiņa universitātes docente, vairāku lietvedībai un dokumentu noformēšanai veltītu grāmatu autore, piesakot jauno rokasgrāmatas tēmu «Arhīvs un arhivēšana privātās organizācijās».

«Arhivēšana ir saistīta ar noteiktu darbu veikšanu, tiešām un netiešām izmaksām, tālab ir svarīgi precīzi zināt, kas, kā un kādēļ glabājams. Šajā nodaļā, analizējot spēkā esošo reglamentējumu, kopā ar pamatojumu un skaidrojumiem sniegti ieteikumi rīcībai,» tēmas aktualitāti pamato autore Ieva Kalve.

Šajos papildinājumos – ārējo normatīvo aktu pārskats par dokumentu glabāšanu privātās organizācijās, sniedzot atbildes uz šādiem jautājumiem:

• Kāpēc lēmums par (pakāpenisku) pāreju uz dokumentu izveidi, apriti un glabāšanu tikai elektroniskā formā ir būtisks un nav realizējams vienā dienā?
• Ko no Arhīvu likuma der zināt arī privātām organizācijām?
• Kā privāta organizācija pati nosaka, kādus dokumentus cik ilgi glabās?
• Kas tieši ietilpst 75 gadus glabājamajos attaisnojuma dokumentos par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu?
• Ko nozīmē tas, ka Darba likumā nav noteikts NEVIENS glabāšanas termiņš? Kādēļ tā? Kā rīkoties?!

Plašāk lasiet:

• 5.8.1. «Papīra un/vai elektroniskie dokumenti – arhivēšanas aspekts»
• 5.8.2. «Ārējais reglamentējums»:
  • 5.8.2.1. «Arhīvu likums un saskaņā ar to izdotie reglamentējošie dokumenti»;
  • 5.8.2.2. «Grāmatvedības likumsun MK noteikumi par kases operāciju uzskaiti»;
  • 5.8.2.3. «Darba likums»;
  • 5.8.2.4. «Uz Darba aizsardzības likuma pamata izdotie MK noteikumi».

Nākamajos papildinājumos būs turpinājums, autores vārdiem sakot – «lai ar padomu palīdzētu tiem, kuriem iepriekšējas pieredzes nav».

Autore Karīna Platā, juriste, maģistre personāla vadībā, sniedz atbildes uz šādiem jautājumiem:

• Kādas ļoti šaurās darba sludinājuma satura prasības regulē Darba likums? (7.2.2. «Darba sludinājums»)
• Kāpēc piezīmes nevajadzētu veikt uz pretendenta oriģinālā CV? (7.2.4. «Neskaidro jautājumu noskaidrošana»)
• Kas nosaka, vai darba intervija būs mutvārdu vai rakstveida? Vai gan rakstveida, gan mutvārdu? Un kādiem amatiem piemērojami šie abi interviju veidi? (7.2.5. «Darba intervija»)
• Darba devēja sniegtā informācija par uzņēmuma darbību, tā atšķirību no citiem, vietu tirgū, uzņēmuma kultūru un tradīcijām – kas to nosaka? Kādi aspekti jāņem vērā? Vai darba devēja sniegtajai informācijai jābūt vienādai visiem pretendentiem? (7.2.6. «Darba intervijas struktūra»)
• Kāds var būt uz noteiktu laiku noslēgta līguma termiņš? (7.3.3. «Darba līgumā atspoguļojamie nosacījumi atbilstoši Darba likuma prasībām»)
• Kā aprēķināt un skaitīt darba līgumu termiņu, ja, teiksim, viens darba līgums noslēgts ar noteiktu termiņu uz četriem mēnešiem un otrs ar noteiktu termiņu uz diviem gadiem? (7.3.3. «Darba līgumā atspoguļojamie nosacījumi atbilstoši Darba likuma prasībām»)
• Kādas darba samaksas organizācijas nosaka likums, un kas nosaka darba samaksas organizācijas piemērojamo sistēmu? (7.3.3. «Darba līgumā atspoguļojamie nosacījumi atbilstoši Darba likuma prasībām»)
• Kā rīkoties, lai rīkojumu neuzskatītu par «lieku papīru»? (7.3.9. «Darba devēja rīkojums par darba tiesisko attiecību nodibināšanu»)

«Elektroniskie dokumenti un paraksti aizvien sekmīgāk iekaro savu vietu dokumentu vidē. Tas varētu notikt vēl ātrāk un sniegt būtisku līdzekļu un darba ekonomiju, ja organizācijas tos lietotu vēl plašāk un pilnvērtīgāk. Tehniskā un tiesiskā bāze ir sakārtota, vien pašiem jāpierod pie elektroniskās formas. Tieši šai pieradināšanai, iedrošināšanai un informēšanai arī domāti šie jaunākie rokasgrāmatas papildinājumi 3.6. nodaļā «Elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas» un 4. nodaļā «Elektroniskie paraksti un dokumenti»,» pārliecināta autore Ieva Kalve, Dr.oec., Rīgas Stradiņa universitātes docente, vairāku lietvedībai un dokumentu noformēšanai veltītu grāmatu autore.

Plašāk lasiet:

• 3.6.1. «Kāda ir faktiskā situācija?» – Kā bija agrāk, rakstāmmašīnu laikā? Kā ir tagad, datoru laikā?
• 3.6.2. «EDPS būtības un iespēju pārskats» – Kāds ir lielākais ieguvums? Kādas pamata funkcijas nodrošina praktiski jebkura mūsdienu EDPS?
• 3.6.3. «EDPS izvēle, sagaidāmie ieguvumi un normatīvais pamatojums» – Vai ir iespējams sistēmu integrēt ar uzņēmumā jau esošajām sistēmām? Kādi ir ieguvumi organizācijai? Kādas ir iespējas vadītājam? Kādas iespējas lietvežiem? Kādas ir ikviena darbinieka iespējas? Kā tas viss reāli darbojas? Kur rodas pārliecība par sistēmas drošību? Vai citi pieņems mūsu elektroniskos dokumentus? Kas ir elektroniskais paraksts?
• 4.3. «E-paraksta nesēju veidi. Kur un kā saņemt e-parakstu? E-zīmogs» – Kas ir eID, un kur to var izmantot? Kādi ir divi pozitīvie jaunumi (saistīti ar MK grozījumiem)?
• 4.5. «Kad un kur drīkst izmantot elektronisko parakstu, izplatītākie mīti» – Kāds ir visu valsts un pašvaldības iestāžu pienākums? Kur lietot e-parakstu? Vai ir izņēmumi, kad e-parakstu lietot nedrīkst?
• 4.7. «Kā elektroniskajā vidē notiek darbs ar atvasinājumiem?»

Rokasgrāmatas jaunākajos papildinājumos turpināts ietvert aktuālāko informāciju, kas ir spēkā atbilstoši izmaiņām Darba likumā.  Autore Karīna Platā, juriste, maģistre personāla vadībā, ir plaši papildinājusi 7.5. «Darba tiesisko attiecību izbeigšanas process».

Iepazīstoties ar jaunākajiem papildinājumiem, uzzināsiet aktualizētu informāciju atbilstoši normatīvo aktu normām un praksei par šādiem jautājumiem, piemēram:

• Ko darīt darba devējam, ja darbinieks atsakās saņemt uzteikumu un apliecināt tā saņemšanu ar savu parakstu?
• Kādu informāciju var ietvert rīkojumā kā pēdējā dokumentā darba tiesisko attiecību izbeigšanai, ja darba devējs uzsaka darba līgumu šādos gadījumos:
  • darbinieks, veicot darbu, rīkojies prettiesiski un tādēļ zaudējis darba devēja uzticību;
  • darbinieks, veicot darbu, rīkojies pretēji labiem tikumiem, un šāda rīcība nav savienojama ar darba tiesisko attiecību turpināšanu;
  • darbinieks, veicot darbu, ir alkohola, narkotiku vai toksiska reibuma stāvoklī;
  • darbinieks rupji pārkāpis darba aizsardzības noteikumus un apdraudējis citu personu drošību un veselību;
  • darbiniekam nav pietiekamu profesionālo spēju nolīgtā darba veikšanai;
  • darbinieks nespēj veikt nolīgto darbu veselības stāvokļa dēļ, un to apliecina ārsta atzinums;
  • ir atjaunots darbā darbinieks, kurš agrāk veica attiecīgo darbu;
  • tiek samazināts darbinieku skaits;
  • tiek likvidēts darba devējs – juridiskā persona vai personālsabiedrība;
  • darbinieks pārejošas darbnespējas dēļ neveic darbu vairāk nekā sešus mēnešu, ja darbnespēja ir nepārtraukta, vai vienu gadu triju gadu periodā, ja darbnespēja atkārtojas ar pārtraukumiem (neieskaitot grūtniecības un dzemdību atvaļinājumu)?
• Kāds ir Darba likumā noteiktais pamats, ja darba devējs uzsaka darba līgumu darbiniekam, kurš ir bijis darbnespējīgs vairāk nekā sešus mēnešus nepārtraukti vai vienu gadu triju gadu laikā, ja darbnespēja atkārtojas ar pārtraukumiem?
• Kāda informācija var būt ietverta rīkojumā, ja iniciators darba tiesisko attiecību izbeigšanā ir bijis darbinieks (saistībā ar pārbaudes sekām)?
• Kā rīkoties darba devējam, ja pārbaudes laikā darbinieks atsakās saņemt uzteikumu un apliecināt tā saņemšu ar savu parakstu?
• Kādu informāciju var ietvert rīkojumā kā pēdējā dokumentā darba tiesisko attiecību izbeigšanai, ja tas notiek pārbaudes laikā?
• Kā rīkoties, ja darbinieks, zinot, ka darba līgums ir uz noteiktu laiku, atsakās apliecināt ar savu parakstu paziņojuma saņemšanu?
• Kāda informācija var tikt ietverta rīkojumā, ja beidzas uz noteiktu laiku noslēgtais darba līgums?
• Kādu informāciju var ietvert rīkojumā, ja darba attiecības tiek pārtrauktas, darbiniekam un darba devējam vienojoties par to?
• Ko var ietvert rīkojumā, ja darba attiecības tiek pārtrauktas, pamatojoties uz tiesas nolēmumu?
• Kā izprotams Darba likumā noteiktais nodarbināšanas aizlieguma pamats?
• Kāds ir dokumentu noformēšanas nianses, kas saistītas ar nodarbināšanas aizliegumu?
• Kādu informāciju var ietvert rīkojumā, ja darba līgums izbeidzas pats par sevi ar darbinieka nāvi?

Atbildes uz šiem jautājumiem var uzzināt rokasgrāmatā:

• 7.5.2. «Darba devēja uzteikums»;
• 7.5.3. «Pārbaudes sekas»;
• 7.5.4. «Darba līguma uzteikums saistībā ar tajā piedāvātajiem grozījumiem»;
• 7.5.5. «Uz noteiktu laiku noslēgta darba līguma izbeigšanās»;
• 7.5.6. «Darbinieka un darba devēja vienošanās»;
• 7.5.7. «Trešo personu pieprasījums»;
• 7.5.8. «Tiesas nolēmums»;
• 7.5.9. «Nodarbināšanas aizliegums»;
• 7.5.11. «Darbinieka nāve»;
• 7.5.12. «Ar darba tiesisko attiecību izbeigšanu saistītie dokumenti».

Savukārt lietojot 10. nodaļu «Dokumentu izstrāde un noformēšana», vēršam uzmanību:

• amatu klasifikācijas pārskatīšanu atbilstoši 2015. gada 6. janvāra grozījumiem  («Grozījumi Ministru kabineta 2010. gada 30. novembra noteikumos Nr. 1075 «Valsts un pašvaldību institūciju amatu katalogs»») iestādes nodrošina ne vēlāk kā līdz 2015. gada 31. decembrim;

ar 2017. gada 1. janvāri atzīt par spēku zaudējušu Ministru kabineta 2000. gada 5. decembra instrukciju Nr. 5  «Ierēdņa amata apraksta izstrādāšanas kārtība».

Rokasgrāmatas jaunākajos papildinājumos ir ietverta aktuālākā informācija, kas ir spēkā atbilstoši izmaiņām Darba likumā.  Autore Karīna Platā, juriste, maģistre personāla vadībā, ir plaši papildinājusi 7. nodaļu «Personāla dokumentu pārvaldība darba tiesisko attiecību jomā», īpaši 7.3.3. «Darba līgumā atspoguļojamie nosacījumi atbilstoši Darba likuma prasībām», 7.3.10. «Amata apraksts», 7.3.11. «Darba kārtības noteikumi», 7.4.1. «Atvaļinājumi», 7.4.2. «Maiņu un darba grafiki».

Iepazīstoties ar jaunākajiem papildinājumiem, uzzināsiet aktualizētu informāciju par šādiem jautājumiem, piemēram:

• Kādām ziņām jābūt par uzņēmumu darba sludinājumā?
• Kāpēc darba sludinājumi, kuros, piemēram, nav norādīts nosaukums, var radīt aizdomas?
• Vai darba līguma ievaddaļā ir jānorāda darbinieka pases dati?
• Kādus punktus parasti praksē ietver amata aprakstos?
• Kādi ir praksē biežāk atspoguļotie nosacījumi par darbinieku uzvedības noteikumiem?
• Kāda ir paziņošanas kārtība par izsaukumu uz izziņas iestādi, prokuratūru vai tiesu no darbinieka pozīcijas?
• Kāda ir paziņošanas kārtība par došanos nodot asinis?
• Kādas ir darbinieka tiesības rakstveidā pieprasīt samaksu par atvaļinājuma laiku un darba samaksu par laiku, kas nostrādāts līdz atvaļinājumam?
• Kādas ir darbinieka tiesības un pienākumi īslaicīgas prombūtnes gadījumos?
• Kāda ir paziņošanas kārtība par dzīves vietas un citu darba devējam svarīgu datu maiņu?
• Kādus apstākļos atbilstoši likumam darba devējam ir obligāts pienākums piešķirt darbiniekam papildatvaļinājumu?
• Kādos gadījumos darbinieks pieprasīto bērna kopšanas atvaļinājumu var pārtraukt pirms laika? Un kā rīkoties tādā situācijā?

Lietojot 7.5. nodaļu «Darba tiesisko attiecību izbeigšanas process», jāņem vērā Darba likuma grozījumi. Šī informācija tiks aktualizēta nākamajos (2015-02) papildinājumos.

Savukārt lietojot 10. nodaļu «Dokumentu izstrāde un noformēšana», vēršam uzmanību:

• amatu klasifikācijas pārskatīšanu atbilstoši 2015. gada 6. janvāra grozījumiem  («Grozījumi Ministru kabineta 2010. gada 30. novembra noteikumos Nr. 1075 «Valsts un pašvaldību institūciju amatu katalogs»») iestādes nodrošina ne vēlāk kā līdz 2015. gada 31. decembrim;
• ar 2017. gada 1. janvāri atzīt par spēku zaudējušu Ministru kabineta 2000. gada 5. decembra instrukciju Nr. 5  «Ierēdņa amata apraksta izstrādāšanas kārtība».

Šī informācija tiks aktualizēta turpmākajos papildinājumos.Tāpat arī atbilstoši jaunākajiem grozījumiem ir aktualizēts  Arhīvu likums.