Kā noformēt dokumentus atbilstoši normatīvajām prasībām?
Organizāciju darbiniekiem ikdienā nākas strādāt ar dažādu veidu dokumentiem. Pareizi izstrādāti un sakārtoti dokumenti ir pamats kvalitatīvam darbam un pārliecībai, ka organizācija darbojas legāli, ievērojot likumu prasības, kā arī pozitīvi ietekmē audita un pārbaudes gaitu.
Veidot un uzturēt tiesību aktiem atbilstošu dokumentu pārvaldības vidi palīdzēs «Dokumentu un biroja pārvaldības rokasgrāmata».
Izmantojot «Dokumentu un biroja pārvaldības rokasgrāmatu»:
- uzzināsiet, kā noformēt dokumentus atbilstoši normatīvai un darbības videi;
- saņemsiet paraugus gan reglamentētiem, gan pašiem izstrādājamiem dokumentiem;
- uzzināsiet, kā neveidot liekus dokumentus un kuri dokumenti jāizstrādā obligāti;
- uzzināsiet, kā, ievērojot pārbaudes institūciju prasības, pareizi arhivēt dokumentus;
- nodrošināsieties pret tiesu darbiem, tā paaugstinot savas organizācijas reputāciju;
- nodrošināsieties pret riskiem, kas saistīti ar dokumentu noformēšanas nepilnībām;
- darbinieki precīzi zinās savus pienākumus, kvalitatīvi tos pildīs, un organizācija ietaupīs laiku darbinieku mācībām.
«Dokumentu un biroja pārvaldības rokasgrāmata» aplūko šādus aspektus darbam ar dokumentiem: noformēšana, pārvaldība, uzskaite, saglabāšana, izmantošana, identifikācija, vērtības ekspertīze, esības pārbaude, atlase iznīcināšanai, nodošana valsts glabāšanā, personāla dokumentu pārvaldība un biroja vides vadība.
Elektroniskie dokumenti un paraksti – revolūcija dokumentu izstrādē un pārvaldībā
Gadsimtiem ilgi vārds "dokuments" tika uzskatīts par sinonīmu vārdam "papīrs", taču laiki mainās un, protams, uz labo pusi. Mēs dzīvojam pārejas laikā, kad ikdienas dzīvē aizvien vairāk ienāk ar informācijas tehnoloģijām saistīti jaunumi un uzlabojumi. Par datoriem un viedtelefoniem neviens vairs nebrīnās, taču pieņemt elektroniskos dokumentus un parakstus nesokas viegli.
Kāpēc tā? Normatīvais regulējums ir kārtībā, datori un internets ir pieejams visās organizācijās. Kur ir problēma? Mūsu galvās! Jā, ieradumiem ir liels spēks, dokumenti papīra formā ir tik ierasti. Tiesa gan, tas netraucē vienlaikus žēloties par to, ka papīra vajag ārkārtīgi daudz un tas ir dārgs, printeru tinte vai toneris arī un tad vēl tās papīru grēdas arhīvā... – vai esat kaut ko tādu domājuši, dzirdējuši vai paši sacījuši?
Cik procentu dokumentu jūsu organizācijā ir elektroniskā formā (netiek izdrukāti)? Atbildei vajadzētu būt: tuvu 100% parastās organizācijās un nedaudz mazāk tajās, kurās papīra dokumenti tomēr vēl ienāk ar Almas tanti un Pēteronkuli – ierindas privātpersonas apkalpojošajās. Bet organizācijām savā starpā apmainīties ar papīra dokumentiem nav nekāda pamata un nav arī izdevīgi. Tad kāpēc to turpinām? Negribas padomāt? Baidāmies strādāt citādi? Papīra dokumenti šķiet drošāki?
Pēdējo gadu laikā gan elektroniskie dokumenti, gan elektroniskā pārvalde jeb e-pārvalde ir kļuvusi par diezgan bieži minētu jēdzienu Latvijas sabiedrībā, presē un valdības diskusijās. Tomēr ļoti iespējams, ka liela daļa vēl īsti neizprot ne to būtību, ne arī to, kāpēc tie ir nepieciešami un kas tiks iegūts ieviešanas rezultātā. Tieši tādēļ ir vērts ieskatīties elektronisko iespēju pasaulē un ieraudzīt tās pievilcību.
«Revolūcija» patiesi ir īstais vārds, ja domājam par informācijas tehnoloģijām un e-iespējām, kas šobrīd tiek piedāvātas dokumentēšanas jomā. Šo rindu autore labi atceras vecos laikus, jo savu profesionālo karjeru sāka vēl mehānisko rakstāmmašīnu laikā. Pēc tam nāca elektriskās un uz brīdi parādījās arī elektroniskās rakstāmmašīnas – katra no šo ierīču paaudzēm fiziski atviegloja papīra apdrukāšanu, taču nenesa līdzi īpaši būtiskas vai par revolucionārām saucamas pārmaiņas. Arī dators organizācijās sākotnēji bija tikai vēl ērtāka rakstāmmašīna: uzrakstīto varēja pārskatīt displejā un kļūdiņas izlabot pirms izdrukāšanas – jauki. Sekretāres nevar nemīlēt datorus par šo iespēju vien. Taču ir bēdīgi, ja dators joprojām tiek izmantots tikai kā ļoti ērta rakstāmmašīna.
Sākot aizvien vairāk izmantot datorus, daudziem pirmais mulsums radās, saprotot, ka dokumentus tajos var ne tikai izveidot un izdrukāt, bet arī saglabāt. Gluži loģisks bija jautājums: paga, paga, ja jau izveidoto dokumentu var saglabāt elektroniski, kā tad ar papīru? Vai vajag glabāt arī to? Īpaši aktīvi šo jautājumu uzdeva un joprojām uzdod tie, kuriem veidojas milzu papīra kaudzes un īsti nav vietas to glabāšanai. Vēl arī tie, kuri ražo daudz dažādu papīra dokumentu, kuriem ir īss glabāšanas termiņš: tikko saražojām, bet nu jau jātaisa iznīcināšanas akts un jātiek no tiem vaļā. Vai tiešām vajag? Kur nu vēl ekonomists, kurš prot par papīru, tinti vai toneri, mapēm, plauktiem un arhīva aprīkojumu izdoto naudu saskaitīt...
Kad parādījās internets un līdz ar to arī iespēja ar dokumentiem strādāt un apmainīties elektroniski (e-pastā vai koplietojot), kas deva gan būtisku laika, gan naudas ietaupījumu (lai piedod Latvijas Pasts), kārdinājums doties elektronizācijas virzienā daudziem kļuva vēl lielāks.
Jā, papīra dokuments kā pašrocīgā paraksta glabātājs/nesējs bija nozīmīgs LĪDZ BRĪDIM, kad parādījās DROŠAS dokumentu elektroniskās parakstīšanas iespēja. Nu patiešām komplekts bija gatavs – dokumentus elektroniski varēja gan izstrādāt un saglabāt, gan parakstīt un nosūtīt. Jāsāk tikai lietot, atsakoties no papīra formas, jo elektroniskie dokumenti un paraksti dod daudz ieguvumu ikvienam to izmantotājam. Daļa organizāciju to jau veiksmīgi dara, citām vajadzīgs iedrošinājums un papildu skaidrojums, kam arī kalpo rokasgrāmata.
Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata
Vai darba sludinājumam ir saistība ar amata aprakstu?
Darba likuma (turpmāk – likums) 10.nodaļā noteiktas vispārīgas prasības darba sludinājuma sagatavošanai. Likuma 32.panta pirmajā daļā noteikts, ka darba sludinājums nedrīkst attiekties tikai uz vīriešiem vai tikai uz sievietēm, izņemot gadījumu, kad piederība pie noteikta dzimuma ir attiecīgā darba veikšanas pamatots priekšnoteikums. Likuma 32.panta otrajā daļā darba sludinājumā aizliegts norādīt vecumu, izņemot gadījumu, kad personas noteiktā vecumā nedrīkst pildīt konkrēto darbu.
Saskaņā ar 04.03.2010., 21.06.2012. un 23.10.2014. grozījumiem (izdarīti ar likumu, kas stājās spēkā 01.01.2015. (21)) sludinājumā aizliegts norādīt konkrētas svešvalodas prasmi, izņemot gadījumu, kad tā pamatoti nepieciešama darba pienākumu veikšanai.
Likuma 32.panta trešajā daļā ietverta prasība sludinājumā norādīt darba devēja – fiziskās personas – vārdu un uzvārdu vai juridiskās personas nosaukumu un reģistrācijas numuru, vai tā personāla atlases uzņēmuma nosaukumu un reģistrācijas numuru, kurš darba devēja uzdevumā novērtē pretendentu piemērotību un veic personāla atlasi.
Darba sludinājumam ir vistiešākā saistība ar amata aprakstu – no darba sludinājuma amata pretendentam ir jāsaprot, kāds ir veicamo pienākumu satvars, par ko atbild pienākumu veicējs utt. No tā visa izriet nepieciešamā kompetence. Pārlieku augstu prasību izvirzīšana pieļauj nākotnes risku darba tiesiskajās attiecībās, ka darbinieks un arī darba devējs būs neapmierināti.
Darbiniekam nebūs iespēja pielietot savas augsta līmeņa prasmes un zināšanas, nebūs iespēja sevi realizēt un agri vai vēlu darbinieks meklēs citas darba iespējas. Savukārt darba devējs būs neapmierināts, ka darbinieks veicamos pienākumus pilda negribīgi, bez iniciatīvas.
Apkopojot un analizējot darba sludinājumus, ir saprotams, ka darba devējam samērā bieži trūkst profesionālas izpratnes par darbiniekam veicamajiem pienākumiem konkrētos amatos, kā arī kompetences prasībām. It sevišķi tas attiecināms uz darbiem, kur nepieciešamas specifiskas zināšanas un prasmes.
Daudzos gadījumos tas ir iemesls biežai darbinieku maiņai. Paaugstinātu prasību izvirzīšana darba sludinājumos apgrūtina atrast piemērotu darbinieku, kā arī maldina gan darba devēju, gan darbinieku par to, kāds ir amats un ar kādu mērķi tas izveidots. Atsevišķos gadījumos sludinājumos norādītās prasības realitātē būtiski atšķiras no tā, kādi pienākumi būs jāveic ikdienas darbā.
Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata
Personvārdi dokumentos un lietišķajos tekstos
Paralēli globalizācijas, vārda un personiskās brīvības plusiem, šie procesi mums – dokumentu izstrādātājiem – ik pa brīdim rada arī problēmas, jo rodas jautājumi gan par to, kā dokumentos un lietišķajos tekstos pareizi atveidot citzemju izcelsmes personvārdus, gan arī praktiskas problēmas: kā rakstāmi dubultuzvārdi un dažādi cieņu vai aristokrātisku izcelsmi atainojoši «piedēkļi», kā rīkoties ar latgaliskas izcelsmes personvārdiem?
Atbildi uz šo un citiem līdzīgiem ikdienā sastopamiem jautājumiem pamazām noskaidrosim, ielūkojoties divos normatīvajos aktos: Valsts valodas likumā un Ministru kabineta 02.03.2004. noteikumos Nr.114 «Noteikumi par personvārdu rakstību un lietošanu latviešu valodā, kā arī to identifikāciju».
Abi šie normatīvie akti ir apjomīgi un satur ļoti detalizētu informāciju, jo primāri rakstīti profesionālajiem lietotājiem – pašvaldību dzimtsarakstu nodaļām, izdarot ierakstu civilstāvokļa aktu reģistrā; Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldei, iekļaujot vai aktualizējot ziņas par personu Iedzīvotāju reģistrā un Latvijas Republikas diplomātiskajām un konsulārajām pārstāvniecībām ārvalstīs, izdarot ierakstu civilstāvokļa aktu reģistrā vai uz agrāko ierakstu pamata izdodot atkārtotas civilstāvokļa akta reģistrācijas apliecības.
Šajā materiālā informācija atlasīta un kārtota tā, lai sniegtu ikvienam potenciāli noderīgu informāciju par to, kādi ir personvārdu veidošanas un lietošanas principi, kā arī noderētu tiem, kuriem nepieciešams operatīvi un maksimāli pareizi atveidot citvalodu personvārdus izmantošanai dokumentos un lietišķajos tekstos, ja nav pieejami oficiālie latviskojumi un/vai personu apliecinoši dokumenti latviešu valodā.
Ērtākam pārskatam materiāls iedalīts šādi:
- reglamentējums, kas ir un kas nav spēkā (uz 10.05.2018.);
- termini un kopējie principi;
- atveide un pielīdzināšana, atšķirīgas personvārda versijas;
- lokālā un citvalodu specifika: latgaliešu un citu valodu personvārdi;
- personvārdu rakstība un identifikācija dokumentos, ietverot gan specifiskos personvārdus (divi vārdi, dubultuzvārdi u.tml.), gan personvārdu locīšanas īpašos gadījumus.
Kad un kā tiek veikta pielīdzināšana? Kā rīkoties, ja personai civilstāvokļa aktu reģistrā ierakstīts tās tautībai neraksturīgs vārds? Kā rīkoties, ja vārds vai uzvārds sagādā neērtības vai pat kaunu? Kā rīkoties, ja laika gaitā dažādos dokumentos personvārds rakstīts atšķirīgi? Bet kā rīkoties nestandarta gadījumos – kad ir ne tikai viens vārds un viens uzvārds, bet vēl kaut kas vairāk? Atbildes uz šiem un citiem jautājumiem atrodamas tālāk tekstā.
Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata
2.1.4.3. Personvārdi dokumentos un lietišķajos tekstos
Darba tiesisko attiecību uzturēšanas un izbeigšanas process: disciplinārsods, rīkojums, darbinieka uzteikums
Atbildes uz biežāk uzdotajiem jautājumiem par amatu aprakstu izstrādi
Kādi nosacījumi varētu būt iekļauti darba kārtības noteikumos par katru no atvaļinājuma veidiem?
Izmaiņas personāla dokumentu pārvaldības darba tiesisko attiecību jomā
Izmaiņas personāla dokumentu pārvaldības darba tiesisko attiecību jomā skaidro maģistre tiesību zinātnēs un personāla vadībā Karīna Platā, aplūkojot šādus aspektus, piemēram:
- Kādas ir darbinieka tiesības slēgt darba līgumu ar citiem darba devējiem vai tikt citādi nodarbinātam?
- Kādi ir precizējumi un papildinājumi konkurences ierobežojumiem pēc darba tiesisko attiecību izbeigšanas?
- Kāda informācija darba devējam būtu nepieciešama un fiksējama par darbinieku?
- Kādus datus var izmantot par pamatu nepieciešamās informācijas fiksēšanai par darbinieku?
- Kādu informāciju darba devējs var un nevar prasīt par darbinieku?
- Kādā formā – papīra vai elektroniskā – un veidā darba devējs var uzglabāt informāciju par darbinieku?
- Kādu informāciju iekļaut dokumentos, lai darbinieki saņemtu dažādu veidu atvaļinājumus?
- Kādas ir iespējas kompensēt darbinieka virsstundas?
- Kādas izmaiņas ir darba devēja uzteikuma termiņā gadījumā, kas saistīts ar darbinieka veselības stāvokli un to apliecina ārsta atzinums?
Ņemiet vērā, ka jaunākie papildinājumi sagatavoti atbilstoši normatīvo aktu izmaiņām, tostarp Darba likuma jaunākajiem grozījumiem, kas stājās spēkā šī gada 16. augustā.
Plašāk izmantojiet papildinātās rokasgrāmatas nodaļas:
- 7.2.2. «Darba sludinājums»;
- 7.3.1. «Darba līguma sagatavošanai nepieciešamie dokumenti»;
- 7.3.3. «Darba līgumā atspoguļojamie nosacījumi atbilstoši Darba likuma prasībām»;
- 7.3.4. «Darbinieka un darba devēja vienošanās par nosacījumiem, kas atbilst normatīvajiem aktiem»;
- 7.3.7. «Informācija par darbinieku»;
- 7.4.1. «Atvaļinājumi»;
- 7.4.5. «Vienošanās»;
- 7.5.2. «Darba devēja uzteikums»;
- 8.3. «Sociālo partneru sadarbības dokumenti».
