Elektroniskie dokumenti un paraksti – revolūcija dokumentu izstrādē un pārvaldībā
Gadsimtiem ilgi vārds "dokuments" tika uzskatīts par sinonīmu vārdam "papīrs", taču laiki mainās un, protams, uz labo pusi. Mēs dzīvojam pārejas laikā, kad ikdienas dzīvē aizvien vairāk ienāk ar informācijas tehnoloģijām saistīti jaunumi un uzlabojumi. Par datoriem un viedtelefoniem neviens vairs nebrīnās, taču pieņemt elektroniskos dokumentus un parakstus nesokas viegli.
Kāpēc tā? Normatīvais regulējums ir kārtībā, datori un internets ir pieejams visās organizācijās. Kur ir problēma? Mūsu galvās! Jā, ieradumiem ir liels spēks, dokumenti papīra formā ir tik ierasti. Tiesa gan, tas netraucē vienlaikus žēloties par to, ka papīra vajag ārkārtīgi daudz un tas ir dārgs, printeru tinte vai toneris arī un tad vēl tās papīru grēdas arhīvā... – vai esat kaut ko tādu domājuši, dzirdējuši vai paši sacījuši?
Cik procentu dokumentu jūsu organizācijā ir elektroniskā formā (netiek izdrukāti)? Atbildei vajadzētu būt: tuvu 100% parastās organizācijās un nedaudz mazāk tajās, kurās papīra dokumenti tomēr vēl ienāk ar Almas tanti un Pēteronkuli – ierindas privātpersonas apkalpojošajās. Bet organizācijām savā starpā apmainīties ar papīra dokumentiem nav nekāda pamata un nav arī izdevīgi. Tad kāpēc to turpinām? Negribas padomāt? Baidāmies strādāt citādi? Papīra dokumenti šķiet drošāki?
Pēdējo gadu laikā gan elektroniskie dokumenti, gan elektroniskā pārvalde jeb e-pārvalde ir kļuvusi par diezgan bieži minētu jēdzienu Latvijas sabiedrībā, presē un valdības diskusijās. Tomēr ļoti iespējams, ka liela daļa vēl īsti neizprot ne to būtību, ne arī to, kāpēc tie ir nepieciešami un kas tiks iegūts ieviešanas rezultātā. Tieši tādēļ ir vērts ieskatīties elektronisko iespēju pasaulē un ieraudzīt tās pievilcību.
«Revolūcija» patiesi ir īstais vārds, ja domājam par informācijas tehnoloģijām un e-iespējām, kas šobrīd tiek piedāvātas dokumentēšanas jomā. Šo rindu autore labi atceras vecos laikus, jo savu profesionālo karjeru sāka vēl mehānisko rakstāmmašīnu laikā. Pēc tam nāca elektriskās un uz brīdi parādījās arī elektroniskās rakstāmmašīnas – katra no šo ierīču paaudzēm fiziski atviegloja papīra apdrukāšanu, taču nenesa līdzi īpaši būtiskas vai par revolucionārām saucamas pārmaiņas. Arī dators organizācijās sākotnēji bija tikai vēl ērtāka rakstāmmašīna: uzrakstīto varēja pārskatīt displejā un kļūdiņas izlabot pirms izdrukāšanas – jauki. Sekretāres nevar nemīlēt datorus par šo iespēju vien. Taču ir bēdīgi, ja dators joprojām tiek izmantots tikai kā ļoti ērta rakstāmmašīna.
Sākot aizvien vairāk izmantot datorus, daudziem pirmais mulsums radās, saprotot, ka dokumentus tajos var ne tikai izveidot un izdrukāt, bet arī saglabāt. Gluži loģisks bija jautājums: paga, paga, ja jau izveidoto dokumentu var saglabāt elektroniski, kā tad ar papīru? Vai vajag glabāt arī to? Īpaši aktīvi šo jautājumu uzdeva un joprojām uzdod tie, kuriem veidojas milzu papīra kaudzes un īsti nav vietas to glabāšanai. Vēl arī tie, kuri ražo daudz dažādu papīra dokumentu, kuriem ir īss glabāšanas termiņš: tikko saražojām, bet nu jau jātaisa iznīcināšanas akts un jātiek no tiem vaļā. Vai tiešām vajag? Kur nu vēl ekonomists, kurš prot par papīru, tinti vai toneri, mapēm, plauktiem un arhīva aprīkojumu izdoto naudu saskaitīt...
Kad parādījās internets un līdz ar to arī iespēja ar dokumentiem strādāt un apmainīties elektroniski (e-pastā vai koplietojot), kas deva gan būtisku laika, gan naudas ietaupījumu (lai piedod Latvijas Pasts), kārdinājums doties elektronizācijas virzienā daudziem kļuva vēl lielāks.
Jā, papīra dokuments kā pašrocīgā paraksta glabātājs/nesējs bija nozīmīgs LĪDZ BRĪDIM, kad parādījās DROŠAS dokumentu elektroniskās parakstīšanas iespēja. Nu patiešām komplekts bija gatavs – dokumentus elektroniski varēja gan izstrādāt un saglabāt, gan parakstīt un nosūtīt. Jāsāk tikai lietot, atsakoties no papīra formas, jo elektroniskie dokumenti un paraksti dod daudz ieguvumu ikvienam to izmantotājam. Daļa organizāciju to jau veiksmīgi dara, citām vajadzīgs iedrošinājums un papildu skaidrojums, kam arī kalpo rokasgrāmata.
Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata
