Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

Kopumā raugoties, elektroniski parakstīts dokuments (e-dokuments) ir ar papīra dokumentam līdzvērtīgu juridisko spēku, un tā lietojums ir universāls: darbību un darījumu veikšanai kā iedzīvotājiem, tā uzņēmējiem un valsts un pašvaldību iestādēm. Tas izmantojams arī pierādījuma iesniegšanai kompetentām iestādēm.

Bet ja nu viņi neņems pretī elektroniski parakstītu dokumentu? Tās ir bieži sastopamas bažas, kurām nav pamata:

• tehniskais aspekts: nekāda īpaša un resursus prasoša sagatavošanās, kaut kā speciāla pirkšana nav nepieciešama: ja saņēmējorganizācijā ir dators ar interneta pieslēgumu (tas nepieciešams elektroniski parakstīta dokumenta saņemšanai un pārbaudei), tad tai nav iemesla atteikties pieņemt šādu dokumentu;
• ekonomiskais skatu punkts: jau iepriekš noskaidrojām, ka elektroniskā forma organizācijām dod būtisku resursu ietaupījumu, tālab daudzas organizācijas jau ir pārgājušas uz elektronisko formu un labprāt to akceptē, jo sevišķi – privātās organizācijas. Pat ja organizācija pati neparaksta dokumentus e-formātā, to saņemšana un paraksta pārbaude ir bez maksas un tam nav nepieciešama speciāla programmatūra, vien interneta pieslēgums;
• bet kā ar valsts un pašvaldību organizācijām? Nereti bažījamies, ka tās vēl nebūs pārgājušas uz elektroniski parakstīto dokumentu pieņemšanu. Kā īsti ir?
  • Ir vērts atcerēties Elektronisko dokumentu likumā jau kopš 2003.gada (!) rakstīto, ka VISĀM valsts un pašvaldību iestādēm, kā arī tiesu sistēmas iestādēm un sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem (piemēram, pasta, elektro un siltumenerģijas, atkritumu apsaimniekošanas, dabas gāzes, dzelzceļa u.c. uzņēmumiem) ir PIENĀKUMS pieņemt ar drošu e-parakstu parakstītus dokumentus,
  • to, vai atbildi sniegt papīra vai elektroniskā formā, šīs organizācijas var izvēlēties pašas, taču elektroniski parakstītu dokumentu nepieņemšana jau būs likuma pārkāpums,
  • ir arī noteikts, ka vienas darba dienas laikā pēc šāda dokumenta saņemšanas iestādei ir jānosūta iesniedzējam saņemšanas apstiprinājums – tātad pazust šāds dokuments nevar,
  • papildus: elektroniski parakstīto dokumentu priekšrocība ir arī fakts, ka jūs nekad neaizdodat projām vienīgo eksemplāru – tas allaž ir pie jums, un dokumentu var nosūtīt vairākiem adresātiem vai vairākas reizes bez problēmām – tie visi būs oriģināli.

Svarīga ir vien klasiskā prasība: arī e-dokumentam ir jābūt ar nodrošinātu juridisku spēku:

• tas jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu (vai elektronisko parakstu, ja puses par e-dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā);
• tam jāsatur laika zīmogs (Latvijā e-parakstītajos dokumentos tas ir vienmēr, tā radot papildu ieguvumu – nevar rasties šaubas par datumiem/termiņiem);
• tam ir jābūt noformētam atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām dokumentu noformēšanas prasībām.

Autores Ievas Kalves aktualizēto sadaļu par elektroniskajiem parakstiem un dokumentiem, iekļaujot arī informāciju par e-dokumentu parakstīšanu mobilajā lietotnē, jauno elektronisko dokumentu formātu ASiC-E, pakotņu veidošanu un par to, kā veicama personalizēta vai nepersonalizēta parakstīšana gadījumos, kad dokumentā vajag vairāk nekā vienu parakstu, skatīt rokasgrāmatā.

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

Jaunākajos rokasgrāmatas atjauninājumos juriste Karīna Platā sniedz atbildes uz šādiem jautājumiem:

• Vai darba devējs var slēgt prakses līgumu? Kas ir prakses līgums? Kādus nosacījumus tajā jāiekļauj?
• Kā izprotams darbinieka uzteikuma tiesiskais pamats?
• Kā darba devējam noskaidrot darbinieka piederību arodbiedrībai un kāda ir minimālā informācija, kas darbiniekam jāsniedz?
• Kāds ir procesa secīgums noteikta darba devēja uzteikuma pamatojuma gadījumā? Kādus dokumentus ieteicams noformēt, lai strīdus gadījumā darba devējam būtu pierādījumi par likumā noteiktā procesa ievērošanu?  Ko nozīmē "informēt arodbiedrību" un "konsultēties ar to"?
• Kas jāņem vērā, piemērojot uzteikumu – pārbaudes sekas?
• Kā jārīkojas darba devējam pirms darba līguma uzteikuma izsniegšanas darbiniekam?
• Kas ir paziņojums, ar ko tas atšķiras no uzteikuma un kādas ir tā noformēšanas nianses?
• Kādos divos pastāvošos veidos var iedalīt darbinieka novērtēšanu?

Tā, piemēram, vēršot uzmanību novērtēšanas nozīmei, autore Karīnā Platā akcentē, ka darbinieka darbības un tās rezultātu novērtēšana nav uzskatāma par “modes” lietu, tāpēc tā ieviešama tikai tad, ja darba devējs pats ir gatavs gan veltīt laiku noteiktam procesam, tam veltot gan laiku, gan reāli izmantot novērtēšanas rezultātus. Tāpēc vienlaikus ar novērtēšanas ieviešanu jāsaprot, cik bieži tās procesa realizācija ir iespējama. Kā jau iepriekš minēts, ikdienā jebkura darbinieka sniegums tiek vērtēts, tāpēc nav jāpārspīlē ar novērtēšanu, kas nedos papildus pienesumu gan darbiniekam, gan darba devējam. Pārmērīgi bieža novērtēšana var devalvēt tās būtību: saprast darbinieka ieguldījumu un nepieciešamību veikt uzlabojumus viņa sniegumā, kā arī izvērtēt iepriekš noteikto vajadzību ieviešanas sekas.

Atbilstoši jaunajām Vadlīnijām aktualizētas šādas rokasgrāmatas nodaļas:

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

2020.gada februārī iznāca jauna veida dokuments – Tieslietu ministrijas darba grupas izstrādātās Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas vadlīnijas, kas iesāk "jaunu ēru" – tas ir apjomīgs dokuments ar ieteikuma raksturu, kuru var izmantot pēc nepieciešamības. Vadlīniju 117 lappusēs skaidrotas dažādas dokumentu noformēšanas nianses, kuras gan neietekmē to juridisko spēku, īpašu uzmanību pievēršot drošajam elektroniskajam parakstam un elektroniskajiem dokumentiem.

"Līdz 2018.gada septembrim daudzi dokumentu noformēšanas tehniskie aspekti bija reglamentēti DINK 916, taču tagad tie vairs nav spēkā, un arī DINK 558 par šīm lietām nav ne vārda, jo tās neietekmē dokumenta juridisko spēku. 2020.gada februārī iznākušajām Tieslietu ministrijas darba grupas izstrādātajām Vadlīnijām ir IETEIKUMA raksturs, tās nav obligātas. Līdz ar to ikviens var rīkoties gan sev ērtākajā veidā (ja vien zina, kāds tas ir). Šīs rokasgrāmatas 2.1.nodaļā par dokumentu tehnisko noformēšanu sniegta potenciāli noderīga informācija un komentāri gan no Vadlīnijām, gan arī iepriekš uzkrātā pieredze, kas turpmāk tekstā tiks saukta par dokumentēšanas labo praksi (DLP). Tas viss kopā ikvienam palīdzēs atrast ērtāko ikdienā lietojamo variantu," autore Ieva Kalve vērš uzmanību dokumentu noformēšanai atbilstoši jaunajām Vadlīnijām.

Atbilstoši jaunajām Vadlīnijāmaktualizētas šādas rokasgrāmatas nodaļas:

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

Dokumentu un arhīvu pārvaldības eksperte Ilga Robežniece, sniedzot atbildi uz jautājumu, kā notiek Arhīvu likuma (AL) un MK noteikumu praktiskā piemērošana, ar kādām grūtībām saskaras institūcijas un Latvijas Nacionālais arhīvs, apkopojusi un analizējusi publiski pieejamo informāciju par arhīvu jomu. Autore skatījusi AL grozījumus, sākot ar 2014. gadu un ietverot jaunākos grozījumus, kas stājās spēkā 2019. gada 1. novembrī.

Tā autore Ilga Robežniece, skatot 2014. gada likuma grozījumus, secina, ka no minētā regulējuma un Finanšu ministrijas skaidrojuma izriet, ka uzņēmumam, pārvēršot papīra grāmatvedības dokumentus elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā veidā, nav jāievēro AL prasības, bet jāpilda Elektronisko jomu regulējošo normatīvo aktu un speciālo normatīvo aktu prasības. Savukārt apkopojot un analizējot izdarītos grozījumus 2016. gadā, nākas secināt, ka atsevišķi grozījumi likumā, piemēram, arhīva speciālistu sertifikācijas prasības izslēgšana, nav sasniegusi savu mērķi.

Tāpat arī arhīvu eksperte norāda, ka MK bija uzdots izdot AL 5.¹ pantā minētos MK noteikumus līdz 2017. gada 1. septembrim. Tikai 13.11.2018. tika pieņemti MK noteikumi Nr. 690, kas stājās spēkā 16.11.2018. Aprakstītie piemēri liecina par to, ka pastāv nopietnas problēmas institūcijās dokumentu un arhīvu pārvaldībā. Jāsecina, ka, neskatoties uz uzraudzību un metodisko palīdzību likumā noteiktajos ietvaros, dokumentu izstrādāšana un noformēšana, kā arī saglabāšana to aktīvās dzīves cikla periodā joprojām satur virkni risku. Riski dokumentu pārvaldībā savukārt būtiski iespaido arhīvu pārvaldību.

Arhīva un dokumentu pārvaldības risku analīzē autore izmanto Arhīvu inspekcijas, Arhīvu padomes un Valsts kontroles revīzijas ziņojumus. Ilga Robežniece uzskata, ka dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumi daudzos gadījumos vēl joprojām nav raduši vienotu risinājumu. Savu uzskatu autore pamato ar publiski pieejamās informācijas analīzi un atbilstošiem citātiem. Plašāki skaidrojumi pieejami rokasgrāmatā.

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

5. Arhīvs

• 5.1. Arhīvu likuma grozījumi un MK noteikumi

  • 5.1.1. 2014.gada likuma grozījumi

  • 5.1.2. 2016.gada likuma grozījumi

• 5.2. Arhīvu jomas normatīvā regulējuma esošās situācijas raksturojums

  • 5.2.1. 2017.gada likuma grozījumi

  • 5.2.2. 2019.gada likuma grozījumi

• 5.3. Riski dokumentu un arhīvu pārvaldībā

  • 5.3.1. Arhīvu inspekcijas informācija par dokumentu un arhīvu pārvaldību

  • 5.3.2. Arhīvu padomes informācija par dokumentu un arhīvu pārvaldību

  • 5.3.3. Valsts kontroles revīzijas ziņojums par elektroniskajiem dokumentiem LNA

  • 5.3.4. Secinājumi

• 5.4. Dokumentu un arhīvu pārvaldības normatīvā regulējuma aktualitātes

  • 5.4.1. Dokumentu pārvaldība

  • 5.4.2. Lietu nomenklatūra

  • 5.4.3. Institūcijas arhīva pārvaldība

  • 5.4.4. Dokumentu aprakstīšana

  • 5.4.5. Dokumentu iznīcināšanas kārtība

  • 5.4.6. Institūcijas arhīvs un dokumentu uzskaite arhīvā

  • 5.4.7. Dokumentu nodošana pastāvīgā valsts glabāšanā. Dokumentu sagatavošana nodošanai valsts glabāšanā

Papildinot informāciju par dokumentu pārvaldību darba tiesisko attiecību jomā un personāla dokumentu pārvaldības darbinieku pārstāvības procesā, autore Karīna Platā sniedz atbildes uz šādiem jautājumiem:

• Kādam jābūt minimālajam biedru skaitam, lai varētu reģistrēt arodbiedrību gan uzņēmumā, gan ārpus uzņēmuma? Kādas sekas var iestāties, ja arodbiedrība neinformēs par sevi darba devēju?
• Kāda informācija jāiekļauj protokolā, ievēlot darbinieku pilnvarotos pārstāvjus?
• Kādu informāciju būtu ieteicams norādīt darba koplīgumā sakarā ar pabalstu izmaksu?
• Kā saprast likuma prasību par darba algas amplitūdas norādīšanu darba sludinājumā?
• Kādos gadījumos virsstundu darbu var apmaksāt samazinātā apmērā un ko nozīmē – "būtiski" palielināta valstī noteiktā minimālā darba alga?
• Kāda informācija jānorāda darba devēja rīkojumā par darba tiesisko attiecību nodibināšanu?

Tā, piemēram, skaidrojot darbinieku pārstāvību un to apliecinošos dokumentus, juriste norāda:

Darba likuma 10.panta pirmā daļa nosaka, kas var būt darbinieku pārstāvji:

• darbinieku arodbiedrība, kuras vārdā rīkojas tās statūtos pilnvarota arodbiedrības institūcija vai amatpersona;
• darbinieku pilnvaroti pārstāvji, kuri ievēlēti uzņēmuma līmenī atbilstoši likumā noteiktajam procesam.

Arodbiedrību darbības tiesiskais regulējums noteikts Latvijas Republikas Satversmē, Arodbiedrību likumā un Biedrību un nodibinājumu likumā. Arodbiedrība reģistrējama Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrā, par ko tiek veikts ieraksts biedrību un nodibinājumu reģistrā. Ja arodbiedrība vēlas, tā var iesniegt pieteikumu par reģistrācijas apliecības izsniegšanu gan tās reģistrācijas brīdī, gan arī pēc tam. Apliecība var tikt izsniegta papīra vai elektroniskā formātā.

Saskaņā ar Arodbiedrību likuma 7.panta otro daļu uzņēmuma arodbiedrības dibinātāju skaits nevar būt mazāks par 15 vai mazāks par vienu ceturtdaļu no uzņēmumā strādājošo kopskaita, kura savukārt nevar būt mazāk par pieciem strādājošajiem. Ārpus uzņēmuma veidojamas arodbiedrības dibinātāju skaits nevar būt mazāks par 50 (Arodbiedrību likuma 7.panta trešā daļa). Sadarbībā ar darba devēju arodbiedrību pārstāv tās statūtos pilnvarota institūcija vai amatpersona. Arodbiedrība par pilnvarotajām amatpersonām darba devēju informē rakstveidā. 

Darbinieku pilnvaroto pārstāvju ievēlēšanai Darba likuma 10.panta otrajā daļā noteikts pamatkritērijs: ja uzņēmumā tiek nodarbināti pieci vai vairāk darbinieki. Tāpat likumā noteikta ievēlēšanas kārtība, kas tiek protokolēta. Protokolā var ietvert noteiktu informāciju. Vairāk uzziniet rokasgrāmatā!

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

• 7. Personāla dokumentu pārvaldība darba tiesisko attiecību jomā
  • 7.1. Personāla dokumentu loma darba tiesiskajās attiecībās
  • 7.2. Personāla atlases process
    • 7.2.1. Personāla plānošana un personāla piesaistes veidi
    • 7.2.2. Darba sludinājums
    • 7.2.3. Darbs ar pretendentu iesniegtajiem dokumentiem
    • 7.2.4. Neskaidro jautājumu noskaidrošana
    • 7.2.5. Darba intervija
    • 7.2.6. Darba intervijas struktūra
    • 7.2.7. Pretendentu informēšana par atlases rezultātiem
  • 7.3. Darba tiesisko attiecību dibināšanas process
    • 7.3.1. Darba līguma sagatavošanai nepieciešamie dokumenti
    • 7.3.2. Darba līgums – darbinieka un darba devēja vienošanās
    • 7.3.3. Darba līgumā atspoguļojamie nosacījumi atbilstoši Darba likuma prasībām
    • 7.3.4. Darbinieka un darba devēja vienošanās par nosacījumiem, kas atbilst normatīvajiem aktiem
    • 7.3.5. Darbinieka un darba devēja vienošanās par nosacījumiem, kas neatbilst normatīvajiem aktiem
    • 7.3.6. Darba līgumu uzskaite
    • 7.3.7. Informācija par darbinieku
    • 7.3.8. Darbinieka iesniegums par pieņemšanu darbā
    • 7.3.9. Darba devēja rīkojums par darba tiesisko attiecību nodibināšanu

• 8. Personāla dokumentu pārvaldība darbinieku pārstāvības procesā

  • 8.1. Darbinieku pārstāvība un to apliecinošie dokumenti
  • 8.2. Pārstāvības darbības dokumenti 
  • 8.3. Sociālo partneru sadarbības dokumenti

    • 8.3.1. Darbinieku pārstāvju un darba devēja norunu protokoli

    • 8.3.2. Darba koplīgums

Dokumentu pārvaldības "ģimenīte" – PRIMITĪVIE, NORMĀLIE un IDEĀLIE dokumenti

Pārskatot dokumentu noformēšanu reglamentējošos dokumentus, redzams, ka varam runāt par triju līmeņu prasībām:

• pirmā jeb visvienkāršākā līmeņa prasības dokumentam rodamas Iesniegumu likumā, kura 3.pantā norādīts: Iesniegumā norādāmas ziņas par tā iesniedzēju (fiziskajai personai – vārds un uzvārds, kā arī adrese un, ja nepieciešams, citas ziņas, kas palīdz sazināties ar iesniedzēju; juridiskajai personai – nosaukums un juridiskā adrese) – tātad praktiski ikviens rakstītpratējs spēs noformēt dokumentu atbilstīgi šīm prasībām. Sauksim šo par primitīvu dokumentu – Iesniegumu likums nosaka, ka šādi dokumenti ir jāpieņem visām organizācijām, kas īsteno valsts pārvaldes uzdevumus, taču "normālos" gadījumos prasību dokumenta noformēšanai ir vairāk. Par tām – nākamajos līmeņos;
• par normāliem sauksim dokumentus, kurus noformējot ievērotas Dokumentu juridiskā spēka likuma (DJSL) prasības. Šis likums attiecas uz visiem dokumentiem, ja vien kādi speciālie normatīvie akti nenosaka citādi. Iepriekšējā punktā minētais Iesniegumu likums ir piemērs šai citādībai – nosaka vienkāršākas prasības. Var būt arī situācijas, kad kāds speciālais normatīvais akts nosaka stingrākas/detalizētākas prasības, bet vispārējos gadījumos ikvienā dokumentā nepieciešamie juridiskā spēka rekvizīti ir definēti DJSL 4.pantā:

(1) Lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj šādus rekvizītus:

1. dokumenta autoru nosaukums;
2. dokumenta datums;
3. paraksts.

(2) Tiesību aktos noteiktajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus šā panta pirmajā daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj šādus rekvizītus:

1. dokumenta izdošanas vietas nosaukums;
2. zīmoga nospiedums;
3. dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprināšanu;
4. dokumenta reģistrācijas numurs.

(3) Dokumentā, kurā norādāms tā saņēmējs, lai šim dokumentam būtu juridisks spēks, norāda arī adresātu.

(4) Ja saskaņā ar tiesību aktu prasībām dokumentā jābūt vairāku personu parakstam, dokuments iegūst juridisku spēku, kad to parakstījušas visas attiecīgās personas.

Tātad – ikvienā normālā dokumentā ir jābūt trim obligātajiem rekvizītiem, kas minēti (1) punktā, bet speciālos gadījumos klāt vēl nāk adresāts (sarakstei) vai kāds no tiesību aktos noteiktajos gadījumos lietojamajiem četriem, kas uzskaitīti (2) punktā.

Vienlaikus jāuzsver, ka DJSL netiek runāts par to, kur lapā šie rekvizīti jānovieto – katrs var rīkoties pēc saviem ieskatiem, un dokumenta saņēmējam tas var nozīmēt nelielu izmeklēšanu, noskaidrojot, vai nepieciešamais rekvizīts tiešām nekur dokumentā nav "noslēpies". Šādas prasības neesamība ir arī saprotama, ja atceramies, ka šie ir patiešām VISOS dokumentos obligātie rekvizīti – arī, piemēram, rēķinos, līgumos...

Īpatnējs statuss ir DINK 558 (MK 04.09.2018. noteikumu Nr.558 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība"), kas nedaudz skaidro un precizē DJSL prasības, tādēļ izmantojama kopā ar DJSL, taču nesniedz detalizētu informāciju par dažādo rekvizītu noformēšanu, malām, atkāpēm un zonām, kā tas bija DINK 916 ("Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība", kas bija spēkā no 2010.gada līdz 2018.gada septembrim).

Ir gaidāms, ka līdz 2019.gada 1.septembrim Tieslietu ministrija izstrādās vadlīnijas dokumentu noformēšanai.

Kā rīkoties šajā starplaikā? Var turpināt ievērot iepriekšējo kārtību (piemēram, DINK 916, kas gan vairs nav spēkā), vai veidot savus – konkrētajā organizācijā ievērojamus nosacījumus? Šajā "Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmatā" tiek piedāvāta "labā dokumentēšanas prakse" (DLP) – iepriekšējā pieredzē un reglamentējumā balstīti ieteikumi, kas palīdzēs dokumentu noformēšanā, un šādi noformētie dokumenti turpmāk tiek saukti par ideālajiem dokumentiem.

Kas no šī secināms? Ka no citām organizācijām IR jāpieņem dokumenti, ja vien tajos kaut kur izdodas atrast juridiskā spēka rekvizītus. Savukārt pašiem ieteicams dokumentus veidot tā, lai jūsu dokumentu saņēmējiem "izmeklēšana" nebūtu nepieciešama, jo rekvizīti izvietoti vietās, kas ir jau gadiem ierastas (DLP), tādējādi paātrinot un atvieglojot darbu ar dokumentiem. Mans priekšlikums ir izveidot divus terminus, ko turpmāk lietosim, runājot par dokumentiem:

• par NORMĀLU sauksim dokumentu, kurā visi juridisko spēku nodrošinošie rekvizīti ir, taču izvietoti, kā nu dokumenta autoram gadījies vai gribējies. Ar juridisko spēku viss kārtībā, vien strādāt ar šādu dokumentu nav visai ērti;
• par IDEĀLU sauksim pārvaldes dokumentu, kurš noformēts, ievērojot DLP – gan par izvietojumu, gan pārējās; dokuments pilnvērtīgi un nešaubīgi izmantojams par pierādījumu, kā arī glīti un pārskatāmi noformēts.

Protams, "Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmatā" paraugi būs vienīgi ideāliem dokumentiem, taču jāatceras, ka nav pamata atteikumam pieņemt citā organizācijā tapušu vai privātpersonas noformētu NORMĀLO dokumentu.

Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

Jaunā "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" (Ministru kabineta 2018.gada 4.septembra noteikumi Nr.558) ir spēkā no 2018. gada 7. septembra.

"Šie jaunie noteikumi būtiski samazina obligāto prasību apjomu – līdz tām, kuras ietekmē dokumenta juridisko spēku. No noteikumiem ir izņemti detalizēti norādījumi par to, kur un kā rekvizīti izvietojami dokumentos, kā arī detalizēts skaidrojums par dokumenta teksta veidošanu, malām, rekvizītu izvietojuma zonām, noformējuma paraugi u.tml.," tā šī brīža situāciju skaidro autore Ieva Kalve.

Autore norāda, ka līdz 2018. gada septembrim daudzi dokumentu noformēšanas tehniskie aspekti bija reglamentēti iepriekšējā kārtībā (DINK 916), taču tagad tie vairs nav spēkā. Jāņem vērā, ka DINK 558 par šīm lietām nav ne vārda, un patlaban vēl nav arī Tieslietu ministrijas solīto vadlīniju (uzdotais termiņš to izstrādei: 2019. gada 1. septembris). Turklāt – vadlīnijām būs IETEIKUMA raksturs, tās nebūs obligātas. Proti, tās skaidros dokumentu noformēšanas detaļas, kuras neietekmē juridisko spēku. Līdz ar to ikviens var rīkoties gan sev ērtākajā veidā (ja vien zina, kāds tas ir).

Vienlaikus autore vērš uzmanību, ka apmēram gadu ilgajā periodā, kamēr vadlīniju vēl nav, šajā rokasgrāmatā ieteikuma rakstura padomi tiks apvienoti saukti par "dokumentēšanas labo praksi" un saīsināti kā DLP. Pēc vadlīniju iznākšanas attiecīgās vietas rokasgrāmatā tiks koriģētas.

Atbilstoši jaunajai DINK 558 aktualizētas šādas rokasgrāmatas nodaļas:

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

2.2. Dokumentu grupas. Dokumentu juridiskais spēks

2.3. Dokumentu noformēšanas prasību līmeņi un ideālā dokumenta jēdziens

2.4. Dokumenta principiālās daļas

• 2.4.1. Teksts un ieteikumi tā noformēšanai

• 2.4.2. Dienesta atzīmes uz dokumentiem – palīgs un pierādījums

  • 2.4.2.1. Rezolūcija

  • 2.4.2.2. Atzīme par dokumenta kontroli

  • 2.4.2.3. Atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu

  • 2.4.2.4. Atzīme par dokumenta izpildi

  • 2.4.2.5. Atzīme par dokumenta datu ievadīšanu informācijas sistēmā

  • 2.4.2.6. Atzīme par dokumenta saņemšanu vai atzīme par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu

• 2.4.3. Rekvizīti

  • 2.4.3.1. Visos dokumentos obligātie rekvizīti

  • 2.4.3.2. Organizāciju dokumentu pamatrekvizīti

  • 2.4.3.3. Speciālos gadījumos lietojamie juridiskā spēka rekvizīti

    • Adresāts

    • Apstiprinājuma uzraksts vai norāde par dokumenta apstiprināšanu

    • Zīmogs

    • Vīzas

    • Dokumenta atvasinājuma pareizības apliecinājums

  • 2.4.3.4. Pieklājības rekvizīti

    • Valsts ģerboņa, emblēmas, firmas zīmes vai preču zīmes attēls

    • Organizācijas reģistrācijas numurs

    • Dokumenta autora adrese

    • Norāde par autora sakaru līdzekļiem

    • Norāde par dokumenta lietošanas ierobežojumu

    • Teksta satura atklāsts

    • Saņemtā dokumenta datums un numurs atbildes dokumentā

    • Pielikuma norāde un uzraksts, norāde par pievienotajiem dokumentiem

    • Saskaņojuma uzraksts vai atzīme par dokumenta saskaņojumu

    • Norāde par dokumenta izstrādātāju un viņa sakaru līdzekli (līdzekļiem)

Vēršam uzmanību, ka šobrīd tiek turpināts aktualizēt "Dokumentu un biroja pārvaldības rokasgrāmatu", ņemot vērā jaunāko normatīvo aktu. Plānots, ka nākamajos papildinājumos tiks atjaunota visa 2. nodaļa "Dokumentu noformēšana". Ja, lietojot rokasgrāmatu, rodas jautājumi, lūdzam sazināties info@dbhub.lv.

Autore Ieva Kalve skaidro: kopš 2010. gada 1. jūlija spēkā ir Dokumentu juridiskā spēka likums. Astoņpadsmit gadus bija spēkā tam pakārtotie Latvijas Republikas Ministru kabineta 2010. gada 28. septembra noteikumi Nr. 916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība", taču 2018.gada 4.septembrī tos aizstāja noteikumi Nr.558 ar tādu pašu nosaukumu, kas stājās spēkā 2018. gada 7. septembrī.

Šie jaunie noteikumi būtiski samazina obligāto prasību apjomu – līdz tām, kuras ietekmē dokumenta juridisko spēku. No noteikumiem ir izņemti detalizēti norādījumi par to, kur un kā rekvizīti izvietojami dokumentos, kā arī detalizēts skaidrojums par dokumenta teksta veidošanu, malām, rekvizītu izvietojuma zonām, noformējuma paraugi u.tml. Tiek gaidīts, ka līdz 2019. gada 1. septembrim Tieslietu ministrija sagatavos jaunu dokumentu – vadlīnijas, kurām būs ieteikuma raksturs. Tās skaidros dokumentu noformēšanas detaļas, kuras neietekmē juridisko spēku.

Apmēram gadu ilgajā periodā, kamēr vadlīniju vēl nav, šajā rokasgrāmatā ieteikuma rakstura padomi tiks apvienoti saukti par "dokumentēšanas labo praksi" un saīsināti kā DLP. Pēc vadlīniju iznākšanas attiecīgās vietas rokasgrāmatā tiks koriģētas.

Autore Ieva Kalve vērš uzmanību, ka 2017. gada 9. novembrī Arhīvu likumā tika izdarīti grozījumi saistībā ar personas darba gaitu apliecinošajiem dokumentiem, kas attiecas arī uz privātām organizācijām. 

I. Kalve norāda, ka reglamentējums arhivēšanas procesiem privātās organizācijās ir būtiski mainījies 2 reizes:

• vispirms 2011.gada 1.janvārī, kad Arhīvu likums (turpmāk – AL) stājās spēkā. Ja iepriekšējais reglamentējums (likums «Par arhīviem», bija spēkā no 1991. līdz 2011.gadam) attiecās uz visām organizācijām (arī privātām), tad AL privātās organizācijas "palaiž brīvībā", nereglamentējot, ko un kā tās dara ar ikdienā visbiežāk lietotajiem – pārvaldes dokumentiem. Šāda brīvība ir ērta gadījumos, ja organizācijā kāds zina, ko un kā darīt, bet sagādā problēmas, ja iepriekšējas pieredzes un zināšanu nav;
• pēc tam – 2017.gada novembrī, kad AL tika izdarīti arī privātām organizācijām saistoši grozījumi saistībā ar personas darba gaitu apliecinošajiem dokumentiem un spēkā stājās 13.11.2018. MKN Nr.690 "Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem".

Būtiski ņemt vērā, ka 6.pantā ir nosaukti konkrēti glabāšanas termiņi, kuri ērtāka pārskata labad atainoti tabulā:

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

5.8. Arhīvs un arhivēšana privātās organizācijās

• 5.8.1. Papīra un/vai elektroniskie dokumenti – arhivēšanas aspekts

• 5.8.2. Ārējais reglamentējums

  • 5.8.2.1. Arhīvu likums un saskaņā ar to izdotie reglamentējošie dokumenti

  • 5.8.2.2. Likums «Par grāmatvedību» un MK 21.10.2003. noteikumi Nr.584 «Kases operāciju uzskaites noteikumi»

  • 5.8.2.3. Darba likums

Kopš 2010.gada 1.jūlija spēkā ir Dokumentu juridiskā spēka likums. Astoņpadsmit gadus bija spēkā tam pakārtotie Latvijas Republikas Ministru kabineta 2010.gada 28.septembra noteikumi Nr.916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība", taču 2018.gada 4.septembrī tos aizstāja noteikumi Nr.558 ar tādu pašu nosaukumu, kas stājās spēkā 2018.gada 7.septembrī.

Šie jaunie noteikumi būtiski samazina obligāto prasību apjomu – līdz tām, kuras ietekmē dokumenta juridisko spēku.

No noteikumiem ir izņemti detalizēti norādījumi par to, kur un kā rekvizīti izvietojami dokumentos, kā arī detalizēts skaidrojums par dokumenta teksta veidošanu, malām, rekvizītu izvietojuma zonām, noformējuma paraugi u.tml.

Tiek gaidīts, ka līdz 2019.gada 1.septembrim Tieslietu ministrija sagatavos jaunu dokumentu – vadlīnijas, kurām būs ieteikuma raksturs. Tās skaidros dokumentu noformēšanas detaļas, kuras neietekmē juridisko spēku.

Apmēram gadu ilgajā periodā, kamēr vadlīniju vēl nav, šajā "Dokumentu un biroja pārvaldības rokasgrāmatā" ieteikuma rakstura padomi tiks apvienoti saukti par "dokumentēšanas labo praksi" un saīsināti kā DLP.

Pēc vadlīniju iznākšanas attiecīgās vietas rokasgrāmatā tiks koriģētas.

Piemēram, šajā aspektā skatot papīra un aplokšņu formātus, vēršu uzmanību:

Latvijā spēkā esošajos normatīvajos dokumentos dotās norādes par papīra un aplokšņu lietošanu ir visai skopas.

Līdz 2018.gada septembrim pamatdokuments, kurā bija rodamas norādes par papīra izvēli un dokumentu noformēšanu, bija DINK 916, taču tagad tā vairs nav spēkā, savukārt vadlīniju, kurās varbūt par šiem aspektiem tiks runāts, vēl nav. Specifiska papildinformācija rodama Pasta noteikumos un ar šo jomu saistītajos starptautiskajos ISO standartos.

Ir ierasts, ka dokumentu noformēšanai izmantojam A3, A4 un A5 formāta papīru. Bet – ko gan šīs burtu un ciparu kombinācijas nozīmē?

Nekas jauns un Latvijai specifisks nav izdomāts – šie ir starptautiskie papīra formātu (izmēru) apzīmējumi, ko pazīst un lieto vairumā pasaules valstu. Ir pieņemts dokumentu noformēšanai izmantojamos papīrus apzīmēt ar burtiem A un B, aploksnes ar C un E.

Papīra un aplokšņu formāti.

Viena lieta ir skaidra – normāls cilvēks kaut ko tādu bez lielas vajadzības no galvas iemācīties nevar (un parasti – nevajag arī). Taču orientēšanos izmēros var atvieglot izpratne par to, kā šie ķēpīgi neapaļie cipari radušies un kāpēc tie ir tieši tādi.

Būtība ir vienkārša: visa pamatā ir papīra lapa, kuras laukums ir viens kvadrātmetrs, bet tas nav vis kvadrāts, kura malas ir vienu metru garas, bet gan acij tīkamais slaidais formāts, kura augstums ir lielāks par platumu vai, precīzi izsakoties, malu garuma attiecība ir 1:√2. Šo visu dokumentu "ciltstēvu" apzīmē ar A0, un tā malu garumi ir attiecīgi 841 un 1189 milimetri.

Protams, uz tāda lieluma loksnes ikdienā lietojamus dokumentus nenoformē. Ir kaut prozaisks iemesls – nav mums birojos tāda izmēra printera... Ko darīt? Ņemam šķēres un griežam. Turklāt ne pa sloksnītei, bet gan droši uz pusēm. Iegūstam uz pusi mazāku papīra loksni un saucam to par A1 – vienu reizi pārgriezts «ciltstēvs». Vēl par lielu? Turpinām griešanu uz pusēm vēl un vēl, līdz nonākam pie mums pazīstamajiem A3, A4 un A5, kas, kā to tagad zinām, rāda, cik reižu, samazinot uz pusi, ir griezts A0.

Papīra formātu veidošana no A0.

Pavisam iespējams griezt 12 reižu, iegūstot papīra gabaliņu, kas ir 1.3 x 1.8 centimetrus "liels". Protams, uz tik maza papīra dokumentus nenoformē. Līdzīgā veidā tiek iegūti arī pārējie formāti – gan B (kas ir par A mazliet lielāks papīrs), gan abi aplokšņu formāti – C un E.

Un kā papīra lapa jānovieto? Esam pieraduši pie vertikālā novietojuma, taču tas nav vienīgais iespējamais variants. Kuru novietojumu izvēlēties?

Lielajam jeb A3 formātam ir  ieteicams horizontālais novietojums, jo tad lapu varēs bez īpašām problēmām ievietot parastajā mapē, jānoloka vien labā mala.

Ikdienā visbiežāk lietotajam A4 formātam ieteicamāks ir vertikālais novietojums, jo arī vairums mapju ir vertikālas, taču, ja ir lielas tabulas, attēli vai shēmas, nebūs nepareizi, ja izvēlēsieties horizontālo novietojumu, jo šādi objekti būs pārskatāmāki.

Uz A5 formāta papīra noformētus dokumentus esam ieraduši redzēt horizontālā novietojumā, vertikālais būs īpaši ērts gadījumos, ja dokuments tiek rakstīts ar roku (jo garas taisnas rindiņas uzrakstīt nav viegli), kā arī tad, ja nepieciešami uzskaitījumi vai tabulas, kur būtisks ir lielāks rindu skaits, bet to platums nav liels.

Lapas novietojums, noformējot dokumentus.

   Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata

• Ievads

• A daļa. Dokumentu pārvaldība

• 1. Ievads dokumentu pārvaldībā

  • 1.1. Terminoloģija

  • 1.2. Reglamentējošie dokumenti

  • 1.3. Pilnvaras, atbildība un dokumentu parakstīšana

  • 1.4. Ieteikumi, lai izvairītos no viltotiem dokumentiem

• 2. Dokumentu noformēšana

  • 2.1. Tehniskās prasības, noformējot dokumentus

    • 2.1.1. Papīra un aplokšņu formāti

    • 2.1.2. Malas un lapu numurēšana

    • 2.1.3. Krāsu, rakstāmrīku, burtu veidu un lielumu lietojums, informācijas izcelšana, saīsinājumi 

• 3. Darbs ar dokumentiem

• 3.1. Pamatprincipi, strādājot ar dokumentiem

• 3.2. Ar ko sākas dokumentu pārvaldība

• 3.3. Dokumentu pārvaldības nozīme un vispārējie principi, ISO 15489-1

• 3.4. Dokumentu pārvaldības sistēmas veidošana

• 3.5. Dokumentu aprite

  • 3.5.1. Dokumentu reģistrēšana

  • 3.5.2. Saņemto un nosūtīto dokumentu grupēšana

  • 3.5.3. Darbs ar iekšējiem dokumentiem