Jaunā dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība
Kopš 2010.gada 1.jūlija spēkā ir Dokumentu juridiskā spēka likums. Astoņpadsmit gadus bija spēkā tam pakārtotie Latvijas Republikas Ministru kabineta 2010.gada 28.septembra noteikumi Nr.916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība", taču 2018.gada 4.septembrī tos aizstāja noteikumi Nr.558 ar tādu pašu nosaukumu, kas stājās spēkā 2018.gada 7.septembrī.
Šie jaunie noteikumi būtiski samazina obligāto prasību apjomu – līdz tām, kuras ietekmē dokumenta juridisko spēku.
No noteikumiem ir izņemti detalizēti norādījumi par to, kur un kā rekvizīti izvietojami dokumentos, kā arī detalizēts skaidrojums par dokumenta teksta veidošanu, malām, rekvizītu izvietojuma zonām, noformējuma paraugi u.tml.
Tiek gaidīts, ka līdz 2019.gada 1.septembrim Tieslietu ministrija sagatavos jaunu dokumentu – vadlīnijas, kurām būs ieteikuma raksturs. Tās skaidros dokumentu noformēšanas detaļas, kuras neietekmē juridisko spēku.
Apmēram gadu ilgajā periodā, kamēr vadlīniju vēl nav, šajā "Dokumentu un biroja pārvaldības rokasgrāmatā" ieteikuma rakstura padomi tiks apvienoti saukti par "dokumentēšanas labo praksi" un saīsināti kā DLP.
Pēc vadlīniju iznākšanas attiecīgās vietas rokasgrāmatā tiks koriģētas.
Piemēram, šajā aspektā skatot papīra un aplokšņu formātus, vēršu uzmanību:
Latvijā spēkā esošajos normatīvajos dokumentos dotās norādes par papīra un aplokšņu lietošanu ir visai skopas.
Līdz 2018.gada septembrim pamatdokuments, kurā bija rodamas norādes par papīra izvēli un dokumentu noformēšanu, bija DINK 916, taču tagad tā vairs nav spēkā, savukārt vadlīniju, kurās varbūt par šiem aspektiem tiks runāts, vēl nav. Specifiska papildinformācija rodama Pasta noteikumos un ar šo jomu saistītajos starptautiskajos ISO standartos.
Ir ierasts, ka dokumentu noformēšanai izmantojam A3, A4 un A5 formāta papīru. Bet – ko gan šīs burtu un ciparu kombinācijas nozīmē?
Nekas jauns un Latvijai specifisks nav izdomāts – šie ir starptautiskie papīra formātu (izmēru) apzīmējumi, ko pazīst un lieto vairumā pasaules valstu. Ir pieņemts dokumentu noformēšanai izmantojamos papīrus apzīmēt ar burtiem A un B, aploksnes ar C un E.
Papīra un aplokšņu formāti.
Viena lieta ir skaidra – normāls cilvēks kaut ko tādu bez lielas vajadzības no galvas iemācīties nevar (un parasti – nevajag arī). Taču orientēšanos izmēros var atvieglot izpratne par to, kā šie ķēpīgi neapaļie cipari radušies un kāpēc tie ir tieši tādi.
Būtība ir vienkārša: visa pamatā ir papīra lapa, kuras laukums ir viens kvadrātmetrs, bet tas nav vis kvadrāts, kura malas ir vienu metru garas, bet gan acij tīkamais slaidais formāts, kura augstums ir lielāks par platumu vai, precīzi izsakoties, malu garuma attiecība ir 1:√2. Šo visu dokumentu "ciltstēvu" apzīmē ar A0, un tā malu garumi ir attiecīgi 841 un 1189 milimetri.
Protams, uz tāda lieluma loksnes ikdienā lietojamus dokumentus nenoformē. Ir kaut prozaisks iemesls – nav mums birojos tāda izmēra printera... Ko darīt? Ņemam šķēres un griežam. Turklāt ne pa sloksnītei, bet gan droši uz pusēm. Iegūstam uz pusi mazāku papīra loksni un saucam to par A1 – vienu reizi pārgriezts «ciltstēvs». Vēl par lielu? Turpinām griešanu uz pusēm vēl un vēl, līdz nonākam pie mums pazīstamajiem A3, A4 un A5, kas, kā to tagad zinām, rāda, cik reižu, samazinot uz pusi, ir griezts A0.
Papīra formātu veidošana no A0.
Pavisam iespējams griezt 12 reižu, iegūstot papīra gabaliņu, kas ir 1.3 x 1.8 centimetrus "liels". Protams, uz tik maza papīra dokumentus nenoformē. Līdzīgā veidā tiek iegūti arī pārējie formāti – gan B (kas ir par A mazliet lielāks papīrs), gan abi aplokšņu formāti – C un E.
Un kā papīra lapa jānovieto? Esam pieraduši pie vertikālā novietojuma, taču tas nav vienīgais iespējamais variants. Kuru novietojumu izvēlēties?
Lielajam jeb A3 formātam ir ieteicams horizontālais novietojums, jo tad lapu varēs bez īpašām problēmām ievietot parastajā mapē, jānoloka vien labā mala.
Ikdienā visbiežāk lietotajam A4 formātam ieteicamāks ir vertikālais novietojums, jo arī vairums mapju ir vertikālas, taču, ja ir lielas tabulas, attēli vai shēmas, nebūs nepareizi, ja izvēlēsieties horizontālo novietojumu, jo šādi objekti būs pārskatāmāki.
Uz A5 formāta papīra noformētus dokumentus esam ieraduši redzēt horizontālā novietojumā, vertikālais būs īpaši ērts gadījumos, ja dokuments tiek rakstīts ar roku (jo garas taisnas rindiņas uzrakstīt nav viegli), kā arī tad, ja nepieciešami uzskaitījumi vai tabulas, kur būtisks ir lielāks rindu skaits, bet to platums nav liels.
Lapas novietojums, noformējot dokumentus.
Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata
Ievads
1. Ievads dokumentu pārvaldībā
1.1. Terminoloģija
1.2. Reglamentējošie dokumenti
1.3. Pilnvaras, atbildība un dokumentu parakstīšana
1.4. Ieteikumi, lai izvairītos no viltotiem dokumentiem
2.1. Tehniskās prasības, noformējot dokumentus
2.1.1. Papīra un aplokšņu formāti
2.1.2. Malas un lapu numurēšana
2.1.3. Krāsu, rakstāmrīku, burtu veidu un lielumu lietojums, informācijas izcelšana, saīsinājumi
3. Darbs ar dokumentiem
3.1. Pamatprincipi, strādājot ar dokumentiem
3.2. Ar ko sākas dokumentu pārvaldība
3.3. Dokumentu pārvaldības nozīme un vispārējie principi, ISO 15489-1
3.4. Dokumentu pārvaldības sistēmas veidošana
3.5. Dokumentu aprite
