PRIMITĪVIE, NORMĀLIE un IDEĀLIE dokumenti: kā turpināt rīkoties šajā starplaikā, kamēr top dokumentu noformēšanas vadlīnijas?

Dokumentu pārvaldības "ģimenīte" – PRIMITĪVIE, NORMĀLIE un IDEĀLIE dokumenti

Pārskatot dokumentu noformēšanu reglamentējošos dokumentus, redzams, ka varam runāt par triju līmeņu prasībām:

• pirmā jeb visvienkāršākā līmeņa prasības dokumentam rodamas Iesniegumu likumā, kura 3.pantā norādīts: Iesniegumā norādāmas ziņas par tā iesniedzēju (fiziskajai personai – vārds un uzvārds, kā arī adrese un, ja nepieciešams, citas ziņas, kas palīdz sazināties ar iesniedzēju; juridiskajai personai – nosaukums un juridiskā adrese) – tātad praktiski ikviens rakstītpratējs spēs noformēt dokumentu atbilstīgi šīm prasībām. Sauksim šo par primitīvu dokumentu – Iesniegumu likums nosaka, ka šādi dokumenti ir jāpieņem visām organizācijām, kas īsteno valsts pārvaldes uzdevumus, taču "normālos" gadījumos prasību dokumenta noformēšanai ir vairāk. Par tām – nākamajos līmeņos;
• par normāliem sauksim dokumentus, kurus noformējot ievērotas Dokumentu juridiskā spēka likuma (DJSL) prasības. Šis likums attiecas uz visiem dokumentiem, ja vien kādi speciālie normatīvie akti nenosaka citādi. Iepriekšējā punktā minētais Iesniegumu likums ir piemērs šai citādībai – nosaka vienkāršākas prasības. Var būt arī situācijas, kad kāds speciālais normatīvais akts nosaka stingrākas/detalizētākas prasības, bet vispārējos gadījumos ikvienā dokumentā nepieciešamie juridiskā spēka rekvizīti ir definēti DJSL 4.pantā:

(1) Lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj šādus rekvizītus:

1. dokumenta autoru nosaukums;
2. dokumenta datums;
3. paraksts.

(2) Tiesību aktos noteiktajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus šā panta pirmajā daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj šādus rekvizītus:

1. dokumenta izdošanas vietas nosaukums;
2. zīmoga nospiedums;
3. dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprināšanu;
4. dokumenta reģistrācijas numurs.

(3) Dokumentā, kurā norādāms tā saņēmējs, lai šim dokumentam būtu juridisks spēks, norāda arī adresātu.

(4) Ja saskaņā ar tiesību aktu prasībām dokumentā jābūt vairāku personu parakstam, dokuments iegūst juridisku spēku, kad to parakstījušas visas attiecīgās personas.

Tātad – ikvienā normālā dokumentā ir jābūt trim obligātajiem rekvizītiem, kas minēti (1) punktā, bet speciālos gadījumos klāt vēl nāk adresāts (sarakstei) vai kāds no tiesību aktos noteiktajos gadījumos lietojamajiem četriem, kas uzskaitīti (2) punktā.

Vienlaikus jāuzsver, ka DJSL netiek runāts par to, kur lapā šie rekvizīti jānovieto – katrs var rīkoties pēc saviem ieskatiem, un dokumenta saņēmējam tas var nozīmēt nelielu izmeklēšanu, noskaidrojot, vai nepieciešamais rekvizīts tiešām nekur dokumentā nav "noslēpies". Šādas prasības neesamība ir arī saprotama, ja atceramies, ka šie ir patiešām VISOS dokumentos obligātie rekvizīti – arī, piemēram, rēķinos, līgumos...

Īpatnējs statuss ir DINK 558 (MK 04.09.2018. noteikumu Nr.558 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība"), kas nedaudz skaidro un precizē DJSL prasības, tādēļ izmantojama kopā ar DJSL, taču nesniedz detalizētu informāciju par dažādo rekvizītu noformēšanu, malām, atkāpēm un zonām, kā tas bija DINK 916 ("Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība", kas bija spēkā no 2010.gada līdz 2018.gada septembrim).

Ir gaidāms, ka līdz 2019.gada 1.septembrim Tieslietu ministrija izstrādās vadlīnijas dokumentu noformēšanai.

Kā rīkoties šajā starplaikā? Var turpināt ievērot iepriekšējo kārtību (piemēram, DINK 916, kas gan vairs nav spēkā), vai veidot savus – konkrētajā organizācijā ievērojamus nosacījumus? Šajā "Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmatā" tiek piedāvāta "labā dokumentēšanas prakse" (DLP) – iepriekšējā pieredzē un reglamentējumā balstīti ieteikumi, kas palīdzēs dokumentu noformēšanā, un šādi noformētie dokumenti turpmāk tiek saukti par ideālajiem dokumentiem.

Kas no šī secināms? Ka no citām organizācijām IR jāpieņem dokumenti, ja vien tajos kaut kur izdodas atrast juridiskā spēka rekvizītus. Savukārt pašiem ieteicams dokumentus veidot tā, lai jūsu dokumentu saņēmējiem "izmeklēšana" nebūtu nepieciešama, jo rekvizīti izvietoti vietās, kas ir jau gadiem ierastas (DLP), tādējādi paātrinot un atvieglojot darbu ar dokumentiem. Mans priekšlikums ir izveidot divus terminus, ko turpmāk lietosim, runājot par dokumentiem:

• par NORMĀLU sauksim dokumentu, kurā visi juridisko spēku nodrošinošie rekvizīti ir, taču izvietoti, kā nu dokumenta autoram gadījies vai gribējies. Ar juridisko spēku viss kārtībā, vien strādāt ar šādu dokumentu nav visai ērti;
• par IDEĀLU sauksim pārvaldes dokumentu, kurš noformēts, ievērojot DLP – gan par izvietojumu, gan pārējās; dokuments pilnvērtīgi un nešaubīgi izmantojams par pierādījumu, kā arī glīti un pārskatāmi noformēts.

Protams, "Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmatā" paraugi būs vienīgi ideāliem dokumentiem, taču jāatceras, ka nav pamata atteikumam pieņemt citā organizācijā tapušu vai privātpersonas noformētu NORMĀLO dokumentu.

Dokumentu un biroju pārvaldības rokasgrāmata